Cập nhật nội dung chi tiết về 10 Bước Để Lưu Trữ Và Chuẩn Bị Dữ Liệu Đầu Vào mới nhất trên website Cuocthitainang2010.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Quản lý dữ liệu đầu vào (Master Data Management – MDM) là một trong những việc quan trọng nhất đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện nay việc đầu tư, thực hiện quản lý dữ liệu đầu vào trên quy mô lớn vẫn còn rất hiếm. Để phát triển, điều quan trọng là các công ty có thể kiểm soát dữ liệu của doanh nghiệp mình với tầm nhìn chiến lược rõ ràng. Bài viết sau đây đề xuất danh sách 10 bước để lưu trữ và chuẩn bị dữ liệu đầu vào hiệu quả.
1. Quản lý nhiều dữ liệu kinh doanh
Nhìn chung, quản lý dữ liệu đầu vào là một phương pháp xác định và quản lý dữ liệu quan trọng của một tổ chức. Dữ liệu đầu vào có thể bao gồm dữ liệu tham chiếu – tập hợp các giá trị cho phép quản lý các thông số, và dữ liệu phân tích hỗ trợ cho việc ra quyết định. Các doanh nghiệp có thể xem xét sử dụng nền tảng MDM để đảm bảo sự ổn định trong quy trình của một bộ phận kinh doanh vì nền tảng MDM có thể xử lý nhiều loại dữ liệu khác nhau một cách hiệu quả. Nhờ đó, nó có thể giúp các doanh nghiệp cải thiện lợi tức đầu tư nhanh chóng.
Quản lý nhiều dữ liệu kinh doanh
Các nhà quản lý nên nắm được ba loại lợi ích chính của MDM bao gồm tăng cường hiệu quả hoạt động, giúp dữ liệu kinh doanh thông minh hơn và tính hợp lệ cao hơn để ước tính mức tiết kiệm tối ưu cho doanh nghiệp.
2. Thiết lập quy trình quản trị
Mặc dù có lợi ích rất lớn, MDM không phải là một giải pháp lâu dài. Xung đột giữa các dữ liệu từ nhiều nguồn là điều không tránh khỏi và vấn đề này cần được giải quyết càng nhanh càng tốt. Chính vì dữ liệu đầu vào sẽ được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau hoặc sẽ được chia sẻ với nhiều người nên rất khó để có thể tự giải quyết các xung đột giữa chúng. Trong trường hợp này, các công ty có thể lựa chọn ủy quyền cho nhân sự của mình. Khi đó, các nhà quản lý cần nắm chính xác ai sẽ chịu trách nhiệm về tính chính xác của các phần dữ liệu được giao để nắm đầu việc tốt hơn.
3. Tuân thủ quy trình làm việc tiêu chuẩn của công ty
Quy trình làm việc là một thành phần quan trọng trong quản lý dữ liệu đầu vào. Sở dĩ như vậy vì chỉ cần tuân thủ theo quy trình làm việc tiêu chuẩn, bạn sẽ dễ dàng theo dõi sự hoạt động của dữ liệu đầu vào trong thời gian thực và tự động cảnh báo cho nhân viên phụ trách về bất kỳ sai lệch nào có thể xảy ra trong quản lý dữ liệu.
Quản lý dữ liệu đầu vào theo tiêu chuẩn của công ty
4. Chọn vùng quan trọng cần chuẩn bị dữ liệu đầu vào trước
Đây là điều quan trọng cần làm ngay sau khi bạn đã hoàn thành xong những bước cơ bản trên. Bạn nên xác định những mảng trong hoạt động kinh doanh của mình cần đến dữ liệu đầu vào đầu tiên và cố gắng minh hoạ dữ liệu đã chuẩn bị vào một biểu đồ (có thể là biểu đồ tư duy, biểu đồ hình tròn,…) để đo tầm quan trọng của các vấn đề doanh nghiệp gặp phải và xác định các bước hoạt động tiếp theo.
Biểu đồ này sẽ hiển thị độ phức tạp, giá trị và khối lượng của dữ liệu. Các điểm có giá trị cao, độ phức tạp thấp và khối lượng thấp là những điểm mà tại đó rủi ro khi giải quyết vấn đề thấp và bạn nên ưu tiên chúng.
5. Tiến hành kiểm kê dữ liệu
Sau khi đã có được điểm khởi đầu tốt, đã đến lúc để khởi tạo dữ liệu đầu vào, sửa đổi và lưu trữ chúng ở một vị trí mà mọi người tham gia vào có thể nắm rõ mọi vấn đề nào xảy ra với dữ liệu đầu vào.
Ngoài ra, bạn có thể xác định các vùng dữ liệu đầu vào trong biểu đồ được vẽ ở bước trên và tạo một ma trận đơn giản ghi lại việc truy cập vào dữ liệu đầu vào. Trong ma trận này, bạn có thể ghi lại việc tạo, sử dụng và sửa đổi dữ liệu trong ngày.
6. Tự học về cách lưu trữ và chuẩn bị dữ liệu đầu vào
Cần có một nền tảng kiến thức tốt và khả năng nghiên cứu khi ứng dụng MDM. Một số cách có thể giúp bạn là tham gia vào các diễn đàn trên mạng, hội nghị, diễn đàn cộng đồng hoặc theo dõi những nhà phân tích trong ngành, và liên hệ với các công ty khác trong cùng ngành để thu thập tài liệu nghiên cứu.
Cách học tốt nhất là trực tiếp làm việc thực tế hoặc bạn có thể tham gia vào các buổi đào tạo về cách quản lý dữ liệu đầu vào, diễn đàn cộng đồng hoặc các sự kiện đào tạo độc lập từ các nhà phân tích trong ngành hoặc các nhà tư vấn nổi tiếng.
Tự học về cách lưu trữ và chuẩn bị dữ liệu đầu vào
7. Cung cấp hỗ trợ cho hệ thống kiến trúc hướng dịch vụ (SOA)
MDM là nền tảng công nghệ cung cấp dữ liệu đáng tin cậy, có nghĩa là tất cả các thay đổi xảy ra với môi trường MDM cuối cùng dẫn đến thay đổi ở các dịch vụ SOA (Service Oriented Architecture: kiến trúc hướng dịch vụ), đây là một phương pháp tích hợp các ứng dụng và quy trình nghiệp vụ với nhau để đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ của phần mềm.
Nền tảng MDM sẽ tự động tạo ra các thay đổi mới đối với các dịch vụ SOA bất cứ khi nào mô hình dữ liệu của nó được cập nhật tính năng mới. Do đó, việc quản lý dữ liệu đầu vào bảo vệ các ứng dụng cao cấp hơn khỏi mọi thay đổi bất thường và ngăn các ứng dụng này khỏi sự lạc hậu.
8. Tạo một bản ghi lại thông tin dữ liệu đầu vào
Bạn có thể tạo một bản ghi chú với những thông tin sát nhất về dữ liệu đầu vào và lưu trữ chúng một cách tập trung. Hệ thống MDM có thể tự động tạo một bản ghi chép lại cho bất kỳ loại dữ liệu đầu vào nào (ví dụ: khách hàng, sản phẩm, tài sản, v.v.) để cho phép người quản lý theo dõi dữ liệu đầu vào và thuận tiện hơn cho việc làm báo cáo. Ngoài ra, hệ thống MDM quản lý dữ liệu đầu vào sẽ cung cấp chức năng hủy cũng như khôi phục mọi dữ liệu lỗi đã bị xoá đi.
Tạo một bản ghi chú thông tin dữ liệu đầu vào
9. Lưu trữ lịch sử dữ liệu đầu vào và nguồn gốc của nó
Thực tế, các công ty dành rất nhiều sự quan tâm cho khả năng lưu trữ lịch sử của MDM. Khả năng lưu trữ tất cả lịch sử và nguồn gốc dữ liệu rất có ích cho sự làm việc ổn định trên toàn hệ thống của doanh nghiệp vì mọi thay đổi nhỏ trong dữ liệu đầu vào cũng có thể dẫn đến sai số đáng kể khi chúng được thống kê trong nhiều năm liên tiếp.
10. Tạo mô hình kinh doanh cho dữ liệu đầu vào
Cuối cùng, bạn sẽ cần một mô hình tổng quát cho tất cả các dữ liệu kinh doanh của mình để lập trình nên một hệ thống chính thức. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng nên suy nghĩ về các quy tắc kinh doanh quan trọng nhất chi phối việc sử dụng dữ liệu của họ. Sau đó, tìm một nơi giúp quản lý dữ liệu và gắn cho nhân sự trách nhiệm đảm bảo các quy tắc kinh doanh, cũng như được lưu trữ và chuẩn bị cẩn thận cũng có thể sẽ là một lựa chọn hay.
Nhiều người cho biết họ phải dành hàng giờ và thậm chí là nhiều ngày liên tiếp cố gắng tìm cách xử lý các dữ liệu đầu vào khác nhau cho công ty. Đó là lý do tại sao nhiều công ty ngày nay chuyển sang sử dụng phần mềm có thể vận dụng quản lý dữ liệu đầu vào để giúp điều hành doanh nghiệp hiệu quả. Trong số đó, Abivin là nền tảng thông minh sử dụng AI và máy học để tối ưu hóa quy trình Logistics, nhờ đó giúp doanh nghiệp giảm chi phí Logistics lên tới 30%!
Abivin đã được nhiều đối tác trên toàn thế giới tin tưởng như Procter & Gamble, FrieslandCampina, Kospa Logistics, Tân cảng Sài Gòn.
Chuẩn Bị Dữ Liệu Và Xử Lí Dữ Liệu
Chương này đề cập đến các nội dung chính sau:
– Chuẩn bị dữ liệu để xử lý
– Các phương pháp và nguyên tắc mã hoá dữ liệu
– Bảng phân phối tần suất và bảng so sánh
– Ước lượng tham số
– Ứng dụng tin học vào phân tích dữ liệu nghiên cứu Marketing
– Phân tích thống kê mô tả
Để dữ liệu chuyển thành thông tin theo mục tiêu nghiên cứu, cần phải xử lý và phân tích dữ liệu. Tuy nhiên, vì dữ thu thập từ hiện trường về còn ở dạng “thô” nên cần thiết phải thực hiện khâu chuẩn bị dữ liệu. Chuẩn bị dữ liệu là làm cho dữ liệu có giá trị, hiệu chỉnh dữ liệu, cấu trúc và mã hoá dữ liệu. Làm cho dữ liệu có giá trị là kiểm tra các dữ liệu để đảm bảo chúng có giá trị đối với việc xử lý và phân tích. Hiệu chỉnh dữ liệu là sửa chữa các sai sót về ghi chép hoặc ngôn từ phát hiện được qua kiểm tra. Mã hóa dữ liệu là nhận diện và phân loại mỗi câu trả lời trên một ký hiệu (bằng số hoặc bằng chữ). Có 3 cách cơ bản để xử lý các dữ liệu xấu đó là quay trở lại người phỏng vấn hoặc người trả lời để làm sáng tỏ vấn đề; suy luận từ các câu trả lời khác hoặc loại toàn bộ câu trả lời.
Dữ liệu sau khi đã được chuẩn bị tốt sẽ tiến hành phân tích và diễn giải để tìm hiểu và rút ra ý nghĩa của các dữ liệu, cung cấp thông tin làm căn cứ đề xuất các giải pháp rõ ràng và khoa học hơn. Phân tích và diễn giải dữ liệu là hai công việc gắn kết với nhau. Phân tích dữ liệu đúng là
điều kiện để đạt được sự diễn giải đúng. Tuy nhiên nếu phân tích đúng nhưng kết quả được giải thích sai lệch thì cũng không có được thông tin đúng.
Quy trình phân tích và xử lí bắt đầu sau khi dữ liệu đã được thu thập. Nhưng trước khi xử lí phải diễn giải các dữ liệu ra một dạng thích hợp vì những dữ liệu mới được thu thập vẫn còn ở dạng ”thô” chưa thể xử lí ngay được mà chúng cần được sắp xếp, được mã hóa theo những cách thức nhất định để dễ dàng cho việc sử dụng máy vi tính trợ giúp xử lí dữ liệu sau này.
Làm cho dữ liệu có giá trị
Sau khi thu thập dữ liệu phải kiểm tra các dữ liệu để bảo đảm chúng có ý nghĩa, tức là có giá trị đối với việc xử lý và phân tích. Việc làm cho dữ liệu có giá trị tiến hành theo hai bước:
– Bước thứ nhất: Tiến hành xem xét một cách kỹ lưỡng các phương pháp và các biện pháp đã được sử dụng để thu thập dữ liệu (tức kiểm tra các công cụ dùng để thu thập dữ liệu)
– Bước thứ hai: Tiến hành nghiên cứu kỹ các bảng câu hỏi đã được phỏng vấn và những chỉ dẫn về thủ tục phỏng vấn để phát hiện ra những nguyên nhân dẫn đến các sai sót.
Hiệu chỉnh dữ liệu
Do những nguyên nhân khách quan và chủ quan, quá trình thu thập dữ liệu dù được chuẩn bị chu đáo vẫn còn có thể tồn tại những sai sót, vì vậy phải hiệu chỉnh để dữ liệu có ý nghĩa đối với quá trình nghiên cứu. Hiệu chỉnh dữ liệu là sửa chữa các sai sót về ghi chép hoặc ngôn từ phát hiện được qua kiểm tra. Trong khi hiệu chỉnh cần sửa chữa những sai sót phổ biến sau:
– Những cuộc phỏng vấn giả tạo do người đi phỏng vấn “phịa” ra
– Như câu trả lời không đầy đủ (là những câu trả lời không rõ ý hoặc trả lời nửa chừng)
– Những câu trả lời thiếu nhất quán.
– Những câu trả lời không thích hợp.
– Những câu trả lời không đọc được.
Có 3 cách tiếp cận được sử dụng để xử lí các dữ liệu ”xấu” từ các tình huống đó.
Quay trở lại người đi phỏng vấn hay người trả lời câu hỏi để làm sáng tỏ vấn đề
Việc liên hệ với các cá nhân để tìm câu trả lời đúng làm nảy sinh hai vấn đề:
– Làm tăng chi phí và sẽ quá đắt nếu cuộc khảo sát có quy mô vì chi phí phỏng vấn này đã được tính trong dự án nghiên cứu. Theo kinh nghiệm, ngwời nghiên cứu có thể không cần tìm cách thu thập thêm dữ liệu nếu tỉ lệ các câu hỏi nghi vấn tương đối nhỏ và / hoặc quy mô của mẫu tương đối lớn (tỉ lệ các câu hỏi nghi vấn nhỏ hơn 20% và mẫu lớn hơn 500).
Suy luận từ những câu trả lời khác
Theo cách này, người hiệu chỉnh phỏng đoán từ các dữ liệu khác để làm rõ câu trả lời nào đúng. Nhưng đây là cách làm đầy rủi ro. Khó có thể minh định được các quy luật để suy luận các câu trả lời. Do đó để an toàn khi hiệu chỉnh dữ liệu, người nghiên cứu cần hết sức thận trọng với phương pháp này, và không nên suy luận một câu trả lời trừ phi biết tương đối chắc chắn về ý định của người trả lời.
Loại toàn bộ câu trả lời
Đây là việc dễ thực hiện nhất. Theo cách này, người hiệu chỉnh chỉ việc loại đi những câu trả lời có nghi vấn. Trong trường hợp quy mô của mẫu tương đối lớn, người hiệu chỉnh có thể loại bỏ toàn bộ các câu trả lời nếu thông tin thiếu nhất quán và người hiệu chỉnh không thể giải quyết vấn đề thiếu nhất quán đó trong các dữ liệu được thu thập từ các đối tượng phỏng vấn. Tuy nhiên, khuyết điểm trong cách tiếp cận này là sự thiên vị trong kết quả nếu những người trả lời thiếu nhất quán đó bị loại ra khỏi cuộc nghiên cứu, khi đó kết quả đạt được sẽ bị lệch nếu ý kiến những người trả lời bị loại này khác với những người còn được giữ lại trong mẫu điều tra.
Một cách giải quyết khác là tập hợp một báo cáo riêng các loại dữ liệu bị thiếu hoặc không nhất quán, không rầng nếu người nghiên cứu thật sự tin rằng các dữ liệu đó có thể có ích cho việc ra quyết định của các nhà lãnh đạo.
2 Cách Sao Lưu Ảnh Từ Icloud Vào Iphone Đồng Bộ Dữ Liệu Để Tải Nhanh
Sử dụng tài khoản iCloud để quản lý ảnh và dữ liệu chắc hẳn đã quá quen thuộc với những người dùng iPhone hiện nay. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách download và đồng bộ. Cùng tìm hiểu bài viết sau để có được hướng dẫn sao lưu ảnh từ iCloud về iPhone đơn giản nhất.
1. Vì sao bạn cần sao lưu hình ảnh từ iCloud về iPhone?
Hiện nay đa số người dùng trải nghiệm các dòng sản phẩm công nghệ của Apple nói chung và điện thoại iPhone nói riêng đều biết hiểu tính năng sao lưu và đồng bộ hóa dữ liệu cá nhân lên đám mây iCloud. Việc đồng bộ này giúp cho điện thoại của bạn được giải phóng bộ nhớ giúp thiết bị được hoạt động mượt mà hơn. Bên cạnh đó việc sao lưu hình ảnh trên iPhone lên iCloud còn giúp bạn bảo vệ dữ liệu an toàn, tránh trường hợp bị điện thoại thất lạc.
Cách sao lưu ảnh từ iCloud về iPhone giúp bạn lưu trữ và sử dụng thuận tiện hơn (Nguồn: ungdung.mobi)
2. Cách sao lưu hình ảnh từ iCloud vào iPhone
2.1 Phục hồi hình ảnh từ iCloud trực tiếp trên máy tính của bạn
Với cách này bạn có thể phục hồi hình ảnh đã đồng bộ hóa của mình từ iCloud về bất kỳ máy tính nào. Để thực hiện được cách này bạn thực hiện những bước sau:
Bước 1: Cài đặt phần mềm Wondershare chúng tôi dành cho iOS trên máy tính cả chạy trên hệ điều hành Windows hay Macbook. Sau khi cài đặt xong bạn khởi chạy phần mềm và vào khôi phục từ iCloud sao lưu tập tin.
Bước 2: Đăng nhập tài khoản iCloud của bạn từ phần mềm. Chương trình này sẽ không bao giờ ghi nhớ hay thu thập thông tin của bạn. Sau đó tất cả những tập tin đã sao lưu trên iCloud của bạn sẽ được hiển thị ở đây. Bạn chọn bất kỳ thư mục hình ảnh nào muốn lấy và tải về. Trong cửa sổ hiển thị lên, để tiết kiệm thời gian tải về tập tin sao lưu iCloud, bạn nên chọn để tải hình ảnh từ máy ảnh và ứng dụng hình ảnh.
Bước 3: Nhấp vào nút quét trên chương trình đang mở để quét các tập tin sao lưu iCloud cho những hình ảnh mà bạn cần. Thao tác này có thể mất một vài phút để hoàn thành. Khi quét xong, bấm vào máy ảnh cuộn và ứng dụng hình ảnh tương ứng để có thể xem trước được tất cả các hình ảnh tìm thấy. Kiểm tra những ảnh mà bạn cần và nhấp vào khôi phục ở bên phải dưới cùng để lưu những hình ảnh đó từ iCloud sao lưu tập tin vào máy tính của bạn.
Sau khi sao lưu vào máy tính bạn có thể thử sử dụng iTunes hoặc Wondershare TunesGo để đưa những hình ảnh về điện thoại iOS mà bạn đang dùng. Với cách sao lưu ảnh từ iCloud vào iPhone này sẽ phải thực hiện nhiều thao tác, tuy nhiên bạn vừa có thể lưu thêm hình ảnh của mình trên ổ cứng của máy tính, tránh trường hợp hệ thống iCloud gặp vấn đề.
Sử dụng phần mềm Wondershare chúng tôi để khôi phục hình ảnh từ iCloud về máy tính một cách dễ dàng (Nguồn: dottech.org)
2.2 Khôi phục lại hình ảnh từ iCloud vào điện thoại iOS
Nếu bạn không muốn sử dụng bất kỳ phần mềm nào cho việc phục hồi hình ảnh từ iCloud, thì có thể trực tiếp sao lưu ảnh từ iCloud về iPhone theo những bước sau đây:
Bước 1: Đầu tiên bạn phải cập nhập điện thoại của mình lên hệ điều hành iOS mới nhất nếu phiên bản hiện tại của thiết bị đang dưới iOS 9.
Với cách sao lưu ảnh từ iCloud về iPhone này bạn có thể thao tác một cách dễ dàng và nhanh chóng. Chỉ cần bạn nhớ kỹ từng bước như đã hướng dẫn ở phía trên.
Việc đồng bộ hóa hình ảnh lên iCloud giúp bạn dễ dàng sao chép và sử dụng trên các thiết bị của Apple (Nguồn: pinterest.co.uk)
3. Sự cố và cách khắc phục khi sao lưu ảnh từ iCloud về iPhone
Trong quá trình sao lưu ảnh từ iCloud về điện thoại iPhone của mình bạn có thể gặp một số sự cố sau đây:
Không tải đầy đủ tập tin như đã sao lưu trên iCloud.
Bạn tải ảnh về máy nhưng chỉ hiển thị màu xám.
Dữ liệu hình ảnh trên iCloud quá lớn, mà bộ nhớ điện thoại iPhone lại không đủ.
Với những sự cố trong quá trình sao lưu và khôi phục hình ảnh từ iCloud về iPhone bạn có thể khắc phục như sau:
Sử dụng phần mềm Wondershare chúng tôi để quét dữ liệu trên máy tính trước, sau đó khôi phục về máy tính rồi hãy đồng bộ hóa lại vào iPhone của mình. Việc này sẽ giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ tập tin nào.
Khi bạn thấy tất cả những bức ảnh khôi phục từ tệp sao lưu iCloud có màu xám, thì bạn nên bấm vào từng hình ảnh một trong một vài giây để cho nó có thể tải đúng.
Với sự cố thứ 3 thì bạn cũng nên sử dụng phần mềm Wondershare chúng tôi để khôi phục dữ liệu, sau đó tải những hình ảnh cần thiết từ máy tính lên iPhone của mình để tiết kiệm bộ nhớ cho điện thoại. Vì thế trong mọi trường hợp bạn nên áp dụng cách sao lưu hình ảnh từ iCloud vào iPhone tốt nhất là khôi phục trước trên máy tính rồi hãy đưa vào iPhone.
Các Phương Pháp Quản Lý Tài Liệu Trong Kho Lưu Trữ
Các phương pháp quản lý tài liệu trong kho lưu trữ.
1. Kinh nghiệm quản lý hồ sơ tài liệu trong kho lưu trữ
Để tổ chức sắp xếp tài liệu, hồ sơ trong kho lưu trữ gọn gàng, khoa học, bạn cần tuân thủ theo một số điều sau:
Với những khối lượng tài liệu lớn, việc lưu trữ bằng các cặp tài liệu hoặc túi phong bì nhỏ là điều không nên, vì khi cần tìm kiếm tài liệu sẽ rất khó khăn. Bạn nên chọn tủ hồ sơ có nhiều ngăn chứa, tủ loại có nhiều ngăn bên trên và cả hộc tủ bên dưới. Kích thước tủ cần phù hợp với số lượng tài liệu.
Các tiêu chí để phân loại tài liệu thông thường bao gồm: Tên phông lưu trữ, thời gian, loại hình tài liệu, số lượng. Các loại tài liệu khác nhau cần được phân loại khác nhau:
Với tài liệu thường xuyên trích xuất: Sắp xếp ở vị trí thuận tiện để việc tìm kiếm nhanh chóng nhất.
Với tài liệu ít khai thác, sử dụng: Nên sắp xếp ở vị trí cuối kho, trong cùng hoặc trên cùng.
Tùy theo công cụ mà doanh nghiệp sử dụng để lưu trữ mà cách sắp xếp sẽ khác nhau:
Nên sử dụng các giá di động để tiện cho việc vận chuyển.
Nếu sử dụng giá cố định, bạn cần nghiên cứu cách sắp xếp hồ sơ, tài liệu ở vị trí hợp lý nhất.
Tạo khoảng cách giữa các giá xếp tài liệu để thuận tiện cho việc tìm kiếm.
Số lượng tài liệu tại các cơ quan, tổ chức phát sinh thường xuyên. Vì vậy, điều cần làm là liên tục giải phóng kho lưu trữ để bảo quản tốt tài liệu có giá trị và quản lý tài liệu, hồ sơ hiệu quả.
2. Phương pháp quản lý tài liệu trong kho lưu trữ hiệu quả
Việc sắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữ sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong công tác thống kê và điều tra. Quy trình có thể thực hiện theo các bước sau:
Nếu khối lượng tài liệu, hồ sơ, văn bản quá lớn thì cần phân chia thành nhiều tập. Với những tài liệu có kích thước lớn thì cần cuộn tròn hoặc treo lên các giá treo phù hợp.
Việc bố trí, sắp xếp các tài liệu trong kho lưu trữ cần tuân thủ các nguyên tắc
Sắp xếp từ trái qua phải, từ ngoài vào trong, từ trên xuống dưới.
Tài liệu đã được chỉnh lý: Cần được cho vào các hộp lưu trữ riêng biệt.
Tài liệu được xếp trên giá theo thứ tự ghi trên hộp, cặp của mỗi phông lưu trữ.
Các công cụ lưu trữ trong kho cần được sắp xếp hợp lý để thuận tiện cho việc vận chuyển khi cần thiết. Đồng thời, giữa các tủ và giá lưu trữ tài liệu cần đảm bảo đủ khoảng cách thông thoáng để thuận tiện cho công tác tra cứu, tìm kiếm.
Bảng chỉ dẫn hoặc sơ đồ sẽ là hướng dẫn để phục vụ cho tìm kiếm dữ liệu. Bảng chỉ dẫn sẽ cho biết tài liệu được lưu trữ ở vị trí nào, ngăn nào và giá nào trong kho.
3. Quản lý tài liệu đơn giản, chuyên nghiệp và hiệu quả với CloudOffice
Quản lý tài liệu trong kho lưu trữ là phương pháp được sử dụng phổ biến trước đây. Tuy nhiên, khi số lượng của văn bản, hồ sơ và tài liệu của tổ chức gia tăng, phương pháp này tiềm ẩn nhiều vấn đề bất cập và rủi ro, kém hiệu quả, nguy cơ bị thất lạc, mất và cháy, hỏng có thể xảy ra.
Quản lý tài liệu hiệu quả, chuyên nghiệp với CloudOffice.
CloudOffice là giải pháp quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu ra đời để cải tiến toàn bộ các nhược điểm của phương pháp truyền thống. Ứng dụng công nghệ hiện đại, CloudOffice tích hợp toàn bộ các tính năng giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện văn bản, hồ sơ và tài liệu.
Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice cung cấp nhiều phân hệ giúp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng:
Quản trị văn bản toàn diện: Cập nhật công văn đi và đến, phân loại, phê duyệt công văn, xem và tra cứu công văn,…
Quản lý hồ sơ sự kiện và lưu trữ tài liệu chuyên nghiệp: CloudOffice cho phép quản lý thông tin theo diễn tiến thời gian của hồ sơ, văn bản, tài liệu, quản lý tiến độ dự án,… Từ các chức năng này, doanh nghiệp có thể quản lý các phiên bản tài liệu theo từng thời kỳ.
Quản lý công việc, theo dõi tiến độ xử lý công việc: Cung cấp chức năng điều hành công việc, tạp lập tiến độ và thực hiện theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện.
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
Bạn đang đọc nội dung bài viết 10 Bước Để Lưu Trữ Và Chuẩn Bị Dữ Liệu Đầu Vào trên website Cuocthitainang2010.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!