Khái niệm: Chọn mẫu kiểm toán là chọn một số phần tử gọi là mẫu trong một hệ thống các phần tử gọi là tổng thể để từ các đặc trưng của mẫu được chọn sẽ suy đoán và rút ra kết luận về các phần tử đặc trưng của tổng thể mẫu.
Sự cần thiết và ý nghĩa của phương pháp chọn mẫu.
Trong khi đó, chuẩn mực thận trọng thích đáng lại không cho phép công tác kiểm toán bỏ qua những sai phạm trọng yếu để loại trừ những rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát, giảm tối đa rủi ro phát hiện. Trên giác độ khác nhau, niềm tin của những người quan tâm đến tình hình tài chính của đơn vị được kiểm toán cũng đòi hỏi kiểm toán viên phải đưa ra được những đánh giá chính xác nhất trong những điều kiện cho phép về chất lượng của bảng công bố tài chính.
Như vậy, giữa yêu cầu về chất lượng kiểm toán và khả năng xác minh toàn diện các đối tượng kiểm toán đã phát sinh mâu thuẫn. Chìa khoá để mở ra bí quyết mâu thuẫn trên chính là phương pháp kiểm toán chọn mẫu theo tinh thần: với số lượng xác định, với tính đại diện cao của mẫu chọn sẽ giúp cho kiểm toán viên vẫn đảm bảo chất lượng kiểm toán với thời lượng có hạn và chi phí kiểm toán thấp. Tính đại diện của mẫu càng cao thì số lượng mẫu kiểm toán sẽ càng ít, chi phí kiểm toán càng giảm trong khi vẫn đảm bảo yêu cầu chất lượng kiểm tóan.
Rủi ro trong chọn mẫu và loại hình chọn mẫu trong kiểm toán.
Trước hết chúng ta cần hiểu khái niệm tổng thể và mẫu đại diện:
Tổng thể là toàn bộ số liệu mà kiểm toán viên phải chọn mẫu đại diện để kiểm toán và từ đó đánh giá kiểm tra mẫu đại diện đó.
Mẫu đại diện là mẫu mà các đặc điểm của mẫu cũng giống như những đặc điểm tổng thể.
Vấn đề đặt ra là chọn mẫu bằng cách nào và chọn mẫu với đặc điểm và số lượng ra sao để đảm bảo chất lượng mẫu cao nhất, nghĩa là chọn được mẫu tiêu chuẩn với những đặc điểm tổng thể có mẫu được chọn ra. Chẳng hạn qua kiểm soát nội bộ xác định có 3% phiếu chi không có chứng từ gốc kèm theo. Nừu trong một tập phiếu chi chỉ chọn ra 100 phiếu thấy có đúng 3 lần thiếu chứng từ gốc thì mẫu được chọn là tiêu biểu. Có hai khả năng dẫn đến phiếu được chọn là không tiêu biểu là: Rủi ro do chọn mẫu và rủi ro không do chọn mẫu. Tuy vậy, cả hai đều có thể kiểm soát khi kiểm toán viên thận trọng trong việc chọn mẫu.
Rủi ro chọn mẫu: là sai lầm vốn có trong chọn mẫu do không khảo sát (trặc nghiệm) toàn bộ chứng từ nghiệp vụ. Khả năng này luôn tồn tại do hạn chế vốn có của chọn mẫu. Dù sai lầm không do chọn mẫu là không có thì vẫn có khả năng có mẫu chọn không tiêu biểu.
Ví dụ như: Quần thể chứng từ có tỷ lệ khác biệt là 3% thì kiểm toán viên vẫn có thể chọn một mẫu có chứa ít hơn hoặc nhiều hơn 3%.
Kiểm toán viên có thể sử dụng một trong hai cách hoặc cả hai cách sau để giảm bớt rủi ro do chọn mẫu:
Một là: Tăng quy mô mâu.
Hai là: Lựa chọn phương pháp thích hợp cho quá trình lựa chọn các khoản mục mẫu từ tổng thể, Kiểm toán viên có thể lựa chọn phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên hay chọn mẫu hệ thống.
Rủi ro không do chọn mẫu xảy ra khi các trắc nghiệm không thấy khác biệt trong mẫu chọn. Như trong ví dụ nêu trên, có 3 phiếu chi không gắn chứng từ gốc, nên kiểm toán viên không thấy có những biểu hiện khác biệt thì rủi ro không phải do mẫu chọn ra. Có hai nguyên nhân dẫn tới sai sót không do mẫu chọn là:
Kiểm toán viên không thấy có sự khác biệt trong mẫu chọn do không nhận biết rõ về nội dung, phạm vi cụ thể của kiểm toán.
Trình tự kiểm tra không thích hợp, đó là mục tiêu và bước đi không rõ ràng. Như ví dụ nêu trên, mục tiêu chọn mẫu là xem xét các thủ tục chứng từ trong đó buộc phiếu chi phải kèm theo chứng từ gốc.
Do đó, thiết kế thận trọng các thủ tục kiểm toán, giám sát đúng đắn và có hướng dẫn là cách hạn chế rủi ro trong chọn mẫu. Trong chọn mẫu kiểm toán cần đặc biệt chú trọng đặc điểm hình thức biểu hiện phổ biến của đối tượng kiểm toán là thước đo tiền tệ, nghĩa là: Mỗi loại nghiệp vụ hay tài sản được phản ánh vào chứng từ, tài khoản và hình thành các khoản mục của các bảng cân đối tài chính đều bằng tiền tệ. Cho nên có thể có hai căn cứ để chọn mẫu: Đơn vị hiện vật về số lượng các khoản mục, các chứng từ trong một đám đông hay gía trị của đám đông đó. Với mỗi một căn cứ cụ thể mức đại diện của mẫu chọn lại khác nhau. Muốn nâng cao chất lượng của mẫu chọn, phải tuỳ trường hợp cụ thể để xác định căn cứ và cách thức tiến hành chọn mẫu.
Như vậy, trong tất cả các vấn đề nêu trên, loại hình và phương pháp chọn mẫu cùng quy mô tương ứng của mẫu chọn là vấn đề trung tâm trong chọn mẫu kiểm toán.
Nói chung có nhiều phương pháp chọn mẫu đại diện và mỗi phương pháp đều có những ưu và nhược điểm nhất định. Các phương pháp thường áp dụng là:
Nếu phân theo hình thức biểu hiện của kiểm toán (đặc tính của đám đông) thì có thể chọn mẫu theo đơn vị hiện vật hoặc theo giá trị tiền tệ.
Nếu phân chia theo cách thức cụ thể để chọn mẫu có thể chọn mẫu ngẫu nhiên và chọn mẫu hệ thống (còn gọi là chọn mẫu phi xác xuất).
Phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên.
Khái niệm: Chọn mẫu ngẫu nhiên là phương pháp chọn khách quan máy móc theo một phương pháp đã xác định và các phần tử trong tổng thể có cơ hội như nhau để trở thành mẫu chọn.
Đặc trưng:
áp dụng phương pháp máy móc và tiến hành đánh giá một cách khách quan về kết quả nhận được.
Các phần tử có cơ hội như nhau.
Do đó, để đảm bảo là mẫu chọn ngẫu nhiên mang tính đại diện cao đòi hỏi kiểm toán viên phải sử dụng một phương pháp có tính hệ thống hoá cao. Trong kiểm toán, chọn mẫu ngẫu nhiên được thể hiện theo ba cách sau:
Thông qua bảng số ngẫu nhiên.
Chọn qua máy tính.
Chọn thống kê.
Chọn mẫu thông qua bảng số ngẫu nhiên.
Bảng số ngẫu nhiên là tập hợp các con số ngẫu nhiên dược sắp xếp hoàn toàn ngẫu nhiên sử dụng trong quá trình chọn mẫu.
Các con số ngẫu nhiên là số có 5 chữ số được xếp theo hàng và theo cột do hiệp hội thương mại liên quốc gia tiến hành.
Các bước tiến hành.
Bước1. Định lượng các đối tượng kiểm toán và định dạng các phần tử bằng một hệ thống các con số duy nhất.
Bước2. Xác định mối liên hệ giữa các số chữ số chữ số của phần tử đã được định dạng với số chữ số của số ngẫu nhiên trên bảng số ngẫu nhiên.
Trường hợp 1: Số chữ số của phần tử đã được định dạng bằng chữ số của số ngẫu nhiên trên bảng số trong trường hợp này kiểm toán viên lấy toàn bộ 5 chữ số của số ngẫu nhiên để tiến hành chọn mẫu.
Trường hợp 2: Số chữ số của phần tử đã được định dạng nhỏ hơn 5 chữ số.
Trường hợp 2 (1). Trường hợp số chữ số = 2 trong trường hợp này kiểm toán viên có 4 cách lựa chọn số ngẫu nhiên lấy 2 chữ số đầu hoặc 2 chữ số gần đầu hoặc 2 chữ số gần cuối của số ngẫu nhiên trên bảng số.
Trường hợp 2 (2). Trường hợp số chữ số = 3 trong trường hợp này kiểm toán viên có 3 cách lựa chọn, 3 chữ số đầu, 3 chữ số giữa, hoặc 3 chữ số cuối.
Trường hợp 2 (3). Trường hợp số chữ số = 4 trong trường hợp này kiểm toán viên có 2 cách lựa chọn: 4 chữ số đầu hoặc 4 chữ số cuối.
Trường hợp 3: Số chữ số của phần tử đã định dạng lớn hơn 5, trong trường hợp này kiểm toán viên sẽ quy định đâu là cột chủ đâu là cột phụ và khi tiến hành chọn mẫu sẽ lấy toàn bộ 5 chữ số của số ngẫu nhiên trên cột chủ, và lấy thêm số chữ số tương ứng trên cột phụ để có được số ngẫu nhiên có chữ só phù hợp.
Bước3. Xác định lộ trình sử dụng bảng số ngẫu nhiên.
Lộ trình từ trên xuống dưới và từ dưới lên trên.
Chọn từ trái qua phải và từ phải qua trái
Bước4. Chọn điểm xuất phát lựa chọn phải hoàn toàn ngẫu nhiên.
Chọn mẫu ngẫu nhiên qua máy tính.
Ngày nay phần lớn các hãng, công ty kiểm toán đã thuê hoặc xây dựng các chương trình chọn mẫu ngẫu nhiên qua máy tính nhằm tiết kiệm thời gian, giảm sai sót trong chọn mẫu. Nói chung các chương trình chuyên dùng này rất đa dạng song vẫn tôn trọng 2 bước đầu tiên của chọn mẫu theo “Bảng số ngẫu nhiên” là lượng hoá mỗi khoản mục, chứng từ, tài sản… bằng con số riêng theo thứ tự nhất định và xác lập mối quan hệ giữa số thứ tự và số ngẫu nhiên. Tuy vậy, điểm khác là ở chỗ các con số ngẫu nhiên không phải lấy từ bảng số ngẫu nhiên mà do máy tính tạo ra.
Như vậy, ở đầu vào chương trình cần có: Số nhỏ nhất và số lớn nhất trong số dãy số thứ tự của đối tượng kiểm toán, số lượng các con số ngẫu nhiên cần có và có thể có một số ngẫu nhiên là điểm suất phát. Còn đầu ra thường là một bảng kê số ngẫu nhiên theo trật tự lựa chọn hoặc theo dãy số tăng dần hoặc cả hai. Máy tính có thể nhanh chóng thoả mãn các yêu cầu đặt ra là kể cả ở đầu ra cũng như trong quá trình lựa chọn ( như các số cần loại trừ).
Chọn mẫu theo hệ thống.
Đây là phương pháp chọn máy móc theo khoảng cách xác định trên cơ sở kích cỡ của quần thể và số lượng mẫu chọn. Nếu như lấy khoảng cách hàng là đều nhau ta có:
Trong đó các chỉ tiêu trên có ý nghĩa như sau:
Kích cỡ quần thể là tổng số các phần tử cấu thành quẩn thể.
Số lượng mẫu chọn là số lượng mẫu cần có để đảm bảo tính tiêu biểu của mẫu. Mẫu chọn đầu sẽ nằm trong khoảng cách phần tử bé nhất đến phần tử đó cộng với số gia là khoảng cách mẫu, nghĩa là:
Mẫu chọn thứ 2 sẽ là tổng của mẫu chọn thứ nhất với khoảng cách mẫu:
Khái quát hơn ta có công thức xác định mẫu trạng thái:
Khi chọn mẫu hệ thống, điều quan trọng là phải xác định được các mẫu đại diện thoả mãn yêu cầu:
Các phần tử của mẫu đại diện trong tổng thể phải có những đặc điểm giống nhau.
Các phần tử của mẫu được chọn phải được sắp xếp có hệ thống tuần tự.
Không để một phần tử nào trong tổng thể bị bỏ sót.
Như vậy có thể thấy:
Ưu điểm cơ bản của chọn mẫu hệ thống là đơn giản, dễ làm và bảo đảm phân bố đều đặn các mẫu chọn vào các đối tượng cụ thể (các loại khoản mục, loại tài sản hoặc loại chứng từ theo thời gian thành lập…).
Nhược điểm cơ bản của chọn mẫu hệ thống là tính tiêu biểu của mẫu chọn phụ thuộc hoàn toàn vào việc ấn định chọn đẩu tiên. Một khi mẫu đầu tiên đã được chọn thì tự nhiên sẽ không có vấn để gì phát sinh nếu sai sót trọng yếu cũng phân bổ như vậy. Song thực tế, rất ít có sự trùng hợp này. Do đó để ứng dụng phương pháp này phải nghiên cứu kỹ quần thể được kê ra để đánh giá khả năng có sai sót hệ thống. Trong thực tế phương pháp này không được đánh giá cao lắm.
Phương pháp chọn mẫu phi xác xuất.
Khái niệm: Chọn mẫu phi xác xuất là phương pháp chọn mẫu theo phán đoán chủ quan không theo một phương pháp cố định.
Các phương pháp chọn mẫu phi xác xuất thường được sử dụng là chọn mẫu theo khối và chọn mẫu theo nhận định, ngoài ra còn một phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu tình cờ nhưng phương pháp này ít được sử dụng.
Chọn mẫu theo khối:
Khái niệm: là việc chọn một tập hợp các mẫu liên tục trong một dãy nhất định.
Phần tử đầu tiên trong khối đã được chọn thì phần còn lại cũng được chọn tất yếu. Mẫu chọn có thể là một khối hoặc nhiều khối. Chẳng hạn có thể chọn một dãy liên tục tới 100 nghiệp vụ chỉ tiêu trong một tuần cuối tháng 10. Mẫu 100 nghiệp vụ này cũng có thể lấy 5 khối với 20 khoản mục với mỗi khối hoặc 50 khối với 2 khoản mục mỗi khối…
Việc chọn mẫu theo khối để kiểm toán các nghiệp vụ, tài sản, khoản mục chỉ áp dụng khi đã nắm chắc tình hình của đơn vị kiểm toán và khi có số lượng các khối vừa đủ. Do đó trong việc xác định các mẫu cụ thể cần đặc biệt chú ý đến các tình huống đặc biệt như: Thay đổi nhân viên, thay đổi hệ thống kế toán và chính sách kinh tế, tính thời vụ của nghành kinh doanh… Tuy nhiên theo các chuyên gia kiểm toán thì con số hợp lý số lượng ít nhất là 9 khối từ 9 tháng khác nhau trong năm.
Chọn mẫu theo xét đoán:
Việc chọn mẫu theo nhận định sẽ tạo cơ hội tốt cho sự xuất hiện của những mẫu đại diện, trong những trường hợp khi có kích cỡ mẫu nhỏ hoặc có tình huống không bình thường… Để tăng hiệu quả của các phương pháp nhận định, kiểm toán viên phải tập trung chú ý vào phân bổ mẫu chọn theo các hướng khác nhau như sau:
Theo phần việc do các nhân viên khác nhau phụ trách. Cần căn cứ vào số lượng nghiệp vụ do mỗi người thực hiện, chúng phải được kiểm toán. Nếu nhận thấy có thay đổi nhân viên hoặc nếu các nghiệp vụ ở các địa điểm khác nhau sẽ dễ có mẫu chọn không đại diện khi giới hạn phạm vi chọn mẫu.
Theo quy mô: Khi chọn các mẫu có quy mô tiền tệ khác nhau thì các khoản mục, nghiệp vụ, tài khoản… có số dư lớn sẽ chọn để kiểm toán.
Chọn mẫu tình cờ:
Các phương pháp chọn mẫu phi xác xuất có nhiều ưu việt trong nhiều tình huống, nhất là khi phí cho những phương pháp chọn mẫu phức tạp vượt quá lợi ích mang lại và khi mục tiêu kiểm toán đã gắn chặt với phạm vi xác định của đối tượng kiểm toán…
Trong trường hợp này, các phương pháp chọn mẫu xác xuất không chỉ tốn nhiều chi phí, mà còn ảnh hưởng xấu tới kết luận kiểm toán do không chọn được những mẫu điển hình.
Chọn mẫu theo đơn vị tiền tệ.
Đặc điểm: Có thể nói chọn mẫu theo đơn vị tiền tệ là sáng tạo mới và là đặc trưng có trong khoa học kiểm toán.
Có 5 đặc điểm:
Điểm nổi bật nhất của chọn mẫu tiền tệ là đơn vị mẫu được chuyển hoá từ đơn vị hiện vật (các hoá đơn, chứng từ, các nghiệp vụ…) kể cả đơn vị tự nhiên, song đơn vị đo lường là đơn vị tiền tệ.
Mỗi đơn vị tiền tệ trở thành một phần tử của tập hợp.
Kích cỡ của mẫu chọn theo đơn vị tiền tệ thường lớn hơn rất nhiều so với đơn vị hiện vật.
Trọng tâm kiểm toán thường rơi vào các khoản mục có giá trị lớn.
Chọn mẫu theo đơn vị tiền tệ cũng áp dụng các phương pháp chọn mẫu theo các đơn vị hiện vật.
Chọn mẫu ngẫu nhiên theo đơn vị tiền tệ theo bảng số ngẫu nhiên.
Các bước tiến hành:
Bước1: Xác định số luỹ kế hay còn gọi là số cộng dồn.
Bước2: Định dạng các phần tử.
Bước3: Xác định mối liên hệ giữa luỹ kế với số ngẫu nhiên trên bảng số.
Bước4: Xác định lộ trình sử dụng bảng số (Xác định theo 2 hướng).
Bước5: Chọ điểm xuất phát và xác định số chữ số ngẫu nhiên được chọn
Lưu ý: Cần quy định chọn mẫu lập lại hay chọn mẫu không lặp lại.
Bước6: Xác định số luỹ kế từ số ngẫu nhiên đã được chọn. Có 2 cách lựu chọn số luỹ kế từ số ngẫu nhiên:
Cách1: Theo thông lệ quốc tế sẽ lấy số luỹ kế có giá trị lớn hơn số ngẫu nhiên.
Cách2: Chọn số luỹ kế có khoảng cách gần hơn đến số ngẫu nhiên.
Bước7: Xác định số dư (số tiền) từ số luỹ kế đã được lựa chọn.
Chọn mẫu ngẫu nhiên theo đơn vị tiền tệ theo khoảng cách.
Các bước tiến hành:
Bước1: Xác định số luỹ kế (hay số cộng dồn).
Bước2: Xác định quy mô tổng thể.
Bước3: Xác định kích cỡ mẫu.
Bước4: Xác định khoảng cách cố định.
Bước5: Xác định điểm xuất phát và lựa chọn các số ngẫu nhiên.
Bước6: Xác định số luỹ kế từ số ngẫu nhiên đã được lựa chọn.
Bước7: Xác định số dư hay số tiền từ số luỹ kế đã được chọn.