Top 8 # Xem Nhiều Nhất Phương Pháp Eisenhower Mới Nhất 2/2023 # Top Like | Cuocthitainang2010.com

Phương Pháp Eisenhower Là Gì?

Một ngày bạn tiêu hao bao nhiêu thời gian để chiều chuộng cho cảm xúc lười biếng của bản thân?

Xem tivi: 1h

Facebook: 2h

Chơi game: 2h

Café tán dóc: 2h

Ngủ: 9h??? (Dư 1 tiếng so với tiêu chuẩn 8h/ngày)

Nếu theo cơ chế lười biếng này thì tổng thời gian lười biếng trung bình của chúng ta là khoảng 8h/ngày

Ta thử làm những phép tính đơn giản

1 ngày: lãng phí 8h

1 tháng: lãng phí = 8 x 30 = 240 giờ = 10 ngày

1 năm: lãng phí 8 x 365 = 2920 giờ = 121.7 ngày

1 cuộc đời (60 năm): lãng phí 121.7 x 60 = 7302 ngày = 20 năm

Vậy, nếu nói ta có “60 năm cuộc đời” thì trong đó thời gian lãng phí mất đến 20 năm…

20 năm là khoảng thời gian đủ cho một đứa trẻ lớn lên và được công nhận là có năng lực hành vi dân sự, tương đương với 1/3 đời người Bạn phí mất 1/3 đời người chỉ để lười biếng?

Có thể bản thân mỗi chúng ta đều biết rằng cần phải cố gắng học tập và làm việc chăm chỉ. Tuy nhiên, những thứ linh tinh vẫn chi phối quá nhiều quỹ thời gian mỗi ngày.

Và nỗi ám ảnh mang tên “thời gian” khiến nhiều người cảm thấy mệt mỏi, căng thẳng.

Một số người hay nói: “Tôi đã làm việc rất nhiều, nhưng không bao giờ hoàn thành đúng hạn” hay “Tại sao cũng với bấy nhiêu thời gian, tôi lại làm việc không hiệu quả được như đồng nghiệp của mình?”

Bạn quần quật làm việc mà không có thời gian dành cho gia đình, bản thân và các mối quan hệ xã hội khác, nhưng kết quả lại không như mong đợi, áp lực cứ thế chồng chất.

Vậy nên, hãy quản lý tốt thời gian, để mỗi giây phút trôi qua đều có ý nghĩa nhất định của nó,bạn sẽ không lãng phí một giờ nào trong suốt cuộc đời mình.

Phương pháp EISENHOWER – Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên

Do tổng thống Mỹ thứ 34 Dwight D. Eisenhower nghĩ ra. Ông đã sử dụng nó một cách rất hiệu quả cho lịch làm việc bận rộn của mình, điểm cốt lõi của phương pháp này là sắp xếp công việc ưu tiên theo ma trận (Ma trận Eisenhower)

Về cơ bản, bạn chia công việc của mình ra thành 4 cấp độ:

P1: Quan trọng, khẩn cấp

P2: Quan trọng, không khẩn cấp

P3: Không quan trọng, khẩn cấp

P4: Không quan trọng, không khẩn cấp

(P= Priority: Sự ưu tiên)

Để sắp xếp công việc vào 4 cấp độ trên bạn cần trả lời 2 câu hỏi sau:

Việc này có quan trọng không?Việc này có khẩn cấp không?

✔P1 – Quan trọng, khẩn cấp

Ở cấp độ này, công việc được ưu tiên số 1, phải làm ngay.

Gồm 3 loại việc:

Xảy ra không đoán trước được: Bệnh tật, cuộc họp khẩn cấp, nhiệm vụ bất ngờ, các cuộc điện thoại quan trọng, email công việc…Đoán trước được: Cuộc họp đã lên kế hoạch trước, họp định kỳ, sinh nhật người thân, đám cưới bạn bè…Do trì hoãn để tới sát hạn chót: Làm báo cáo, làm bài thuyết trình, kiểm tra…

Chúng ta thường không tránh được loại 1, 2. Nhưng với loại thứ 3, hoàn toàn có thể giảm thiểu chúng bằng cách chuyển thành việc P2. Và nếu các bạn không muốn gánh nhiều áp lực thì hãy tập thói quen để xóa sổ loại việc này trong P1.

✔P2 – Quan trọng, không khẩn cấp

Bạn hãy dành nhiều thời gian cho những việc này. Chúng thường không khẩn cấp, nhưng sẽ tích lũy dần để giúp bạn đạt được thành tựu mong muốn.

Ví dụ:

Đọc sách, Ôn thi, Học ngoại ngữ, Tập thể dục, Thể thao

Nếu bạn đang làm việc P2 và có việc P1 xuất hiện thì hãy hoàn thành việc P1 trước. Sau khi bạn giải quyết xong các việc P1, bạn tiếp tục hoàn thành việc P2. Nên để việc P2 hình thành như một thói quen!

✔P3 – Không quan trọng, khẩn cấp

Những việc này chẳng có gì quan trọng, nhưng chúng lại đột ngột xuất hiện khiến bạn không thể kiểm soát được.

Ví dụ:

Cuộc gọi từ bạn bè lâu ngày không gặp.Tin nhắn từ các nhóm hội.Người thân nhờ bạn đi mua đồ khi bạn đang làm việc, học bài.

Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Nếu không, hãy học cách từ chối và kết thúc chúng một cách lịch sự.

✔P4 – Không quan trọng, không khẩn cấp

Bạn không nên hoặc chỉ dành dưới 5% thời gian của bạn cho P4. Chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể.

Ví dụ:

Check Facebook, Xem Youtube, Xem TV, Xem Phim, Café tán dóc

Khi bạn chuẩn bị làm 1 việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi những câu như: Xem cái này để được gì? Xem cái này có giúp mình chinh phục được mục tiêu không? Chơi game này có giúp mình học giỏi hơn không? Mình có nhất thiết phải xem phim này không?

Những người lười biếng thường ngụy biện rằng:

“Chơi game có thể học được tiếng anh!”

Vậy thử hỏi 1 tiếng chơi game bạn học được bao nhiêu từ tiếng Anh? Thay vì vậy sao không lấy sách ra ngồi học, chắc chắn số từ bạn học được không thể ít hơn so với khi chơi game.

Phân bổ thời gian 

P1: ~15% – 20%

P2: ~60% – 65%

P3: ~10% – 15%

P4: < 5%

Ghi chép 

Bạn cần có 1 cuốn sổ ghi chép công việc hoặc các phần mềm tương tự trên máy tính hoặc điện thoại. Mỗi ngày, mỗi tuần, bạn đưa ra những công việc cần thực hiện, sắp xếp độ ưu tiên cho chúng và bám sát đó thực hiện. Xong việc nào, bạn đánh dấu tích vào, lúc này, cảm giác được tận hưởng sau khi hoàn thành công việc thật sự rất tuyệt vời.

Công cụ hỗ trợ 

* Android:

®My Effectiveness: To do, Tasks

Ứng dụng này giúp bạn quyết định mức độ quan trọng, khẩn cấp của công việc bằng ma trận Eisenhover (mục First Things First). Nó cũng có nhiều chức năng khác giúp bạn quản lý công việc hiệu quả:

®My Misson: Thiết lập sứ mệnhMy Influence: Loại bỏ những xao nhãngLife Roles: Xác định vai trò trong cuộc sốngWeek plan: Tạo kế hoạch theo tuần…

®Google Note

Cho những ai thích sự đơn giản

Ứng dụng ghi chú của Google. Có thể tạo được các check list công việc.

* iOS:

®Eisenhower App

Nghịch đảo

Có những việc thuộc vùng xám, nó không hẳn nằm hoàn toàn trong 4 cấp độ trên vì tùy thời điểm, mục đích mà nó được phân bố vào các cấp độ khác nhau.

Ví dụ:

Xem phim được xếp vào:

P2: Nếu mục đích của bạn là học tiếng anh. Nghe thấy từ mới ghi lại, học cách phát âm, sử dụng, tạo Flash Card, học cách nối âm, đọc lướt………

P4: Nếu mục đích của bạn là tiêu khiển trong khi bạn đang cần phải hoàn thành một đống bài tập.

Tương tự, những loại game hỗ trợ cho mục đích học tập cũng có thể được xếp vào P2.

Giải trí là cần thiết, nhưng chúng ta phải tránh các loại giải trí gây nghiện. Bạn có thể tự thưởng cho mình vài giờ xem phim sau khi đã hoàn thành được những mục tiêu đề ra trong tuần, tháng… nhưng hãy nhớ là đừng quá sa đà.

Quản lý tốt thời gian của bản thân, chính là một trong những yếu tố giúp chúng ta làm chủ cuộc sống. Nếu bạn cứ lẩn quẩn trong khối công việc của mình mà không biết làm sao để thoát ra, hãy xây dựng cho mình một thời gian biểu khoa học.

“Kẻ tầm thường chỉ lo tìm cách giết thời gian, còn người có tài thì tìm mọi cách tận dụng thời gian”.

Nguồn: 24hGroup

Ma Trận Eisenhower: Phương Pháp Để Trở Nên Năng Suất Hơn

Ai cũng chỉ có 24 giờ một ngày để sống và mỗi người lại lựa chọn những cách sống khác nhau. Có người dùng 24 giờ ấy để làm những công việc của một nhà quản trị cấp cao mà vẫn đảm bảo thời gian dành cho chính mình, nhưng cũng có những cá nhân lại cảm thầy 24 giờ là không đủ với họ. Có bao giờ bạn tự hỏi vì sao mình chưa làm gì mà đã hết một ngày? Liệu bạn đã biết đến khái niệm ma trận Eisenhower chưa?

Nhìn thẳng vào sự thật thì có lẽ bạn không bận đến thế đâu, chỉ là bạn quản lý thời gian chưa hiệu quả. Hầu hết mọi người đều biết quản lý thời gian là yếu tố vô cùng quan trọng để thành công, nhưng không phải ai cũng có thể kiểm soát được nó. Điều đó khiến họ gần như không thể hoàn thành kế hoạch mà mình đã đề ra dù đã cố gắng hết sức.

Chính trị gia Benjamin Franklin từng nói: “Bạn có yêu cuộc sống không? Vậy thì đừng lãng phí thời gian, bởi vì thời gian là cuộc sống.”

Ma trận Eisenhower là gì?

Phương pháp được lấy theo tên người nghiên cứu ra chúng hay còn được gọi với tên khác là ma trận quản lý thời gian. Ngoài là một Tổng thống Mỹ, Eisenhower còn đảm nhận vị trí Hiệu trưởng Đại học Columbia và Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO. Mặc dù bận trăm công nghìn việc nhưng Eisenhower luôn biết sắp xếp thời gian, cân bằng cuộc sống và công việc của mình.

Ngoài khung giờ cố định để làm việc, ông còn có thời gian để chơi golf, vẽ tranh. Mọi người luôn bất ngờ về khả năng duy trì năng suất cũng như cân bằng cuộc sống trong nhiều thập kỷ của ông. Chia sẻ về bí quyết của mình, ông đã nói về chiến lược Eisenhower Box (Ma trận Eisenhower). Đây là công cụ đơn giản dựa trên mức độ ưu tiên công việc giúp mọi người có thể quản lý thời gian và đưa ra những quyết định dễ dàng. Hiện nay, phương pháp này ngày càng trở nên phổ biến và được nhiều người thành công áp dụng vào cuộc sống của mình.

Loại bỏ những việc không cần thiết trước khi tối ưu hóa năng suất

Tim Ferriss từng nói: “Bận rộn là một hình thái của sự lười biếng, lười suy nghĩ và bắt đầu làm việc một cách không hợp lý.”

Thật vậy, chúng ta thường lấy yếu tố công việc như một lý do để lảng tránh câu hỏi: “Liệu tôi thực sự cần làm việc này?”. Trên thực tế, sẽ dễ dàng hơn rất nhiều khi duy trì sự bận rộn và tự nhủ bản thân rằng ta chỉ cần làm việc hiệu quả hơn một chút, hoặc ở lại làm việc muộn hơn một chút, thay vì phải rời đi công việc mà bạn đang làm. Tuy nhiên, đó không phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả.

Lúc này, phương pháp của Eisenhower đặc biệt hữu ích vì nó buộc chúng ta đặt ra câu hỏi: “Liệu việc này có thật sự cần thiết?”. Từ đó chúng ta sẽ có những quyết định hiệu quả hơn chứ không còn phải tiếp tục lặp lại những việc vô nghĩa. Bên cạnh đó, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để thực hiện những nhiệm vụ thực sự quan trọng với mục tiêu của mình.

Cách sử dụng thời gian hiệu quả với ma trận Eisenhower

Theo Eisenhower, để sử dụng thời gian hiệu quả và duy trì hiệu suất làm việc cao, chúng ta buộc phải dành thời gian vào những thứ quan trọng, chứ không phải vào những vấn đề khẩn cấp. Việc quan trọng thường ít khẩn cấp và việc khẩn cấp ít khi quan trọng. Để làm được điều này, cũng như để giảm tải áp lực khi có quá nhiều deadline, trước hết, chúng ta phải phân biệt rõ sự khác nhau giữa công việc khẩn cấp và công việc quan trọng.

Nhiệm vụ quan trọng là những việc giúp bạn đạt được mục tiêu và cần lên kế hoạch để thực hiện. Đôi khi công việc quan trọng cũng cần gấp, nhưng thường thì không như thế. Khi tập trung vào những hoạt động quan trọng, chúng ta làm việc với trạng thái phản ứng nhanh, đồng thời cần giữ bình tĩnh, lý trí, và cởi mở trước những cơ hội mới.

Còn nhiệm vụ khẩn cấp là những công việc cần phải thực hiện ngay lập tức. Các hoạt động khẩn cấp yêu cầu sự phản hồi tức thì và thường gắn liền với mục tiêu, nhiệm vụ của những cá nhân khác trong tổ chức. Chính vì vậy, các công việc khẩn cấp đặt chúng ta vào trạng thái phản ứng đặc trưng, cùng lối suy nghĩ đề phòng, tiêu cực, vội vàng và hạn hẹp.

Thông thường, những công việc khẩn cấp sẽ thu hút sự chú ý của chúng ta và thúc giục ta “cần làm ngay bây giờ”. Đây thực sự là một “cái bẫy” tâm lý mà nhiều người đều mắc phải. Nếu bạn không lý trí và tỉnh táo, chắc chắn bạn sẽ nhầm lẫn. Sự khác biệt này không mang tính tuyệt đối, song hầu hết chúng ta thường xuyên mắc sai lầm khi tin rằng tất cả những việc gấp thì đều quan trọng.

Những hậu quả của sự mù mờ trong việc xác định tính ưu tiên ảnh hưởng đến cả cá nhân lẫn xã hội. Trong cuộc sống của chính mình, ta bị kiệt sức và trì trệ, và trong phạm vi rộng hơn, nền văn hóa của chúng ta không thể giải quyết được vấn đề tối quan trọng. Ngược lại, khi biết rõ việc gì quan trọng và việc gì khẩn cấp thì chúng ta sẽ vượt qua được thói quen mang tính chất bản năng.

Ma Trận Eisenhower là công cụ tuyệt vời giúp bạn sắp xếp các hoạt động dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng. Điều tuyệt vời về ma trận này đó là nó có thể được sử dụng cho cả những kế hoạch lớn (kế hoạch theo tuần/tháng) cũng như những kế hoạch nhỏ hơn ( kế hoạch cho một ngày làm việc). Ma trận được chia làm 4 phần như sau:

Bước 1: Liệt kê tất cả danh sách công việc cần thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định, kể cả các công việc không tốn quá nhiều thời gian hoặc không quan trọng.

Bước 2: Sau đó sắp xếp các hoạt động dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng dựa vào 4 yếu tố như hình. Phương pháp này giúp bạn có đủ thời gian để hoàn thành những việc cần thiết và đến gần hơn với mục tiêu đã đề ra.

Bạn hãy dành thời gian để xem xét danh sách các công việc của mình, xác định tầm quan trọng và cấp bách của nhiệm vụ bạn bằng cách tự hỏi bản thân:

Nhiệm vụ có thời hạn không? Nếu có, đó là nhiệm vụ quan trọng.

Thời hạn có sát không? Nếu có, đó là nhiệm vụ khẩn cấp.

Đây có phải là nhiệm vụ nền tảng để hoàn thành các công việc tiếp theo không? Nếu có, đó là nhiệm vụ quan trọng.

Nhiệm vụ này liệu tôi có thể ủy nhiệm cho người khác không? Nếu có, đó không phải nhiệm vụ quan trọng.

Nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp (Cần thực hiện ngay lập tức)

Với những công việc thuộc mục này, chúng ta cần làm ngay vì chúng vừa quan trọng vừa khẩn cấp, thường bao gồm các loại sau:

Đoán trước được thời điểm xảy ra: Kỷ niệm của công ty, ngày cưới, sinh nhật…

Các công việc tồn đọng do thói quen trì hoãn: Lịch gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình…

Nhìn chung đây là những việc cần làm ngay lập tức. Do đó, chúng thường đưa chúng vào trạng thái vội vàng và tình huống cấp bách. Điều này khiến những việc bạn thực hiện không đạt được hiệu quả tối ưu. Nếu bạn muốn có một cuộc sống lành mạnh và khoa học hơn, hãy hạn chế những trường hợp trên. Ví dụ, bạn có thể lên lịch làm báo cáo từ tuần trước và hoàn thành sớm hơn thay vì để đến hạn chót. Bạn cũng nên cho xe đi bảo hành định kỳ chứ không phải chờ đến khi hỏng rồi mới vội vàng đi sửa.

Nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp (Được lên kế hoạch để thực hiện sau)

Thế nhưng nếu bạn không biết điều gì là quan trọng nhất với mình, hay những giá trị mục tiêu mà bạn cần theo đuổi, thì hiển nhiên bạn sẽ không thể xác định được thời gian cần thiết cho những công việc đó. Ngược lại, bạn sẽ chỉ bám vào những hoạt động “trông có vẻ” là khẩn cấp nhất.

Chúng ta thường đặt những nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp vào bên lề cuộc sống và tự nói rằng: “Mình sẽ thực hiện chúng vào một ngày nào đó, sau khi giải quyết toàn bộ mấy chuyện khẩn cấp”. Thậm chí, chúng ta còn trì hoãn việc tìm hiểu xem điều gì là quan trọng nhất đối với bản thân. Việc này thường lặp đi lặp lại như một chu kỳ mà trong đó, bạn chỉ giải quyết những công việc khẩn cấp nằm đầu danh sách.

Nếu bạn đang đợi đến khi lịch trình của mình trống một chút để dành thời gian làm việc quan trọng, vậy thì có thể “một ngày nào đó” không bao giờ đến. Bạn sẽ luôn cảm thấy bận rộn như hiện tại, và dẫu có ra sao thì cuộc sống cũng chỉ trở nên bận rộn hơn khi bạn lớn tuổi hơn, ít nhất là đến bạn khi về hưu.

Để giải quyết vấn đề này, bạn cần dẫn dắt cuộc sống của mình theo một cách chủ động: “Tôi sẽ dành thời gian cho những việc này dù cho có chuyện gì xảy ra đi chăng nữa”.

Nhiệm vụ không quan trọng nhưng khẩn cấp (Nên bàn giao cho người khác)

Đặc trưng của công việc thuộc nhóm này là chúng thường không có ý nghĩa gì đối với mục tiêu của bạn cả, chỉ có điều chúng khẩn cấp. Chẳng hạn như đồng nghiệp nhờ vả bạn làm việc gì đó, cuộc gọi từ người thân lâu ngày không gặp, tin nhắn từ bạn bè…

Mọi người thường dành hầu hết thời gian cho những việc này bởi vì nghĩ rằng chúng quan trọng. Trên thực tế, nếu chú ý quan sát, bạn sẽ nhận ra chúng không phục vụ cho mục tiêu của chính mình, càng không giúp bạn tiến bộ hơn. Về lâu dài, bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi và kiệt sức khi phải dành quá nhiều “thời gian chết” cho những hoạt động này. Nghiêm trọng hơn, nó thậm chí còn tạo cho bạn tâm lý bất mãn, khó chịu với người khác.

Người dành quá nhiều thời gian thực hiện các việc khẩn cấp nhưng không quan trọng thường mắc “Hội chứng người tốt” và luôn muốn làm hài lòng người khác. Thế nhưng, bạn cần lưu ý rằng, người khác có thật sự cần sự giúp đỡ của bạn hay không? Hay chính bạn đang đánh đổi thời gian của mình mà thậm chí còn không giúp được họ?

Cách tốt nhất để giải quyết công việc này là bàn giao chúng cho người thích hợp, đồng thời hãy học cách nói “Không”, kết thúc cuộc trò chuyện và từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho các công việc quan trọng hơn.

Nhiệm vụ không quan trọng và cũng không khẩn cấp (Cần được loại bỏ)

Chỉ cần kiểm tra lại quỹ thời gian hằng ngày, bạn sẽ phát hiện rằng mình dành quá nhiều thời gian cho các hoạt động không khẩn cấp cũng chẳng quan trọng, như lướt mạng xã hội, phim ảnh, chơi game, buôn chuyện… Để rồi, bạn nhận ra mình có thể dành thời gian đó để theo đuổi những mục tiêu quan trọng và ý nghĩa hơn.

Tất nhiên, điều này không có nghĩa rằng bạn cần loại bỏ những nhiệm vụ trên một cách hoàn toàn. Thế nhưng, bạn cần phân bổ thời gian cho những việc này ở mức tối thiểu nhất, ít hơn hoặc bằng 5% trên tổng thời gian sinh hoạt là con số phù hợp.

Khi có ý định thực hiện các hoạt động ở nhóm này, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu không có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian.

Liệt kê những việc cần làm. Tuy nhiên, luôn đặt câu hỏi điều gì hoàn thành đầu tiên.

Cố gắng mỗi hạng mục chỉ nên đặt tối đa 8 công việc. Nếu muốn thêm một nhiệm vụ mới, hãy hoàn thành công việc quan trọng nhất trước tiên, bởi ma trận Eisenhower không yêu cầu bạn liệt kê, thay vào đó là xác định công việc nào cần hoàn thành.

Chỉ lập một ma trận duy nhất cho cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân, tuy nhiên, bạn có thể lập ma trận riêng cho từng giai đoạn ngày/tuần/tháng/năm.

Đừng để người khác khiến bạn bị phân tâm. Bạn chính là người quyết định mức độ ưu tiên cho công việc.

Hãy lập kế hoạch vào buổi sáng, sau đó bắt đầu làm và tận hưởng cảm giác hài lòng vào cuối ngày.

Sẽ rất khó để loại bỏ những công việc khiến bạn lãng phí thời gian nếu bạn không biết rằng mình muốn làm điều gì. Theo phương pháp của Eisenhower, hai câu hỏi sau đây có thể giúp làm rõ toàn bộ quá trình:

Tôi đang làm việc vì cái gì?

Các giá trị cốt lõi định hướng cuộc sống của tôi là gì?

Những câu hỏi này sẽ giúp chúng ta phân loại từng nhiệm vụ trong cuộc sống thành các nhóm khác nhau. khi bạn hiểu rõ đâu là thứ quan trọng nhất, quyết định việc phải làm và những việc cần loại bỏ sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Chìa khóa của ma trận Eisenhower chính là sự ưu tiên, khả năng lên kế hoạch và sắp xếp thời gian. Khi sử dụng phương pháp này, chúng ta có thể phân loại rõ ràng các hoạt động của mình và sắp xếp chúng một cách khoa học. Cách mà bạn dành thời gian và ưu tiên cho bất kỳ phần việc nào trong ma trận cũng sẽ ảnh hưởng đến những hoạt động còn lại.

Điển hình, khi bạn đã dành thời gian vào hoạt động lên kế hoạch và chuẩn bị, bạn sẽ dễ dàng tránh khỏi những rắc rối có thể phát sinh. Khi có thể cân bằng được toàn bộ quá trình, bạn sẽ thực sự tận hưởng thời gian khi biết rằng mình đã hoàn thành hết các việc quan trọng. Nhìn chung, việc lên kế hoạch là ưu tiên hàng đầu. Dù có rơi vào trường hợp khẩn cấp, bạn vẫn có thể bình tĩnh, chủ động kiểm soát thay vì phản ứng thụ động.

Kết luận, ma trận Eisenhower là một “chìa khóa vạn năng” để bạn hoàn thành công việc nhanh chóng. Đây còn là công cụ hữu ích, giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian hoặc không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu quan trọng.

JobHopin Team

Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Từ Tổng Thống Eisenhower

Theo Eisenhower, để sử dụng thời gian hiệu quả, với kết quả làm việc cao nhất bạn hãy dành thời gian vào những việc quan trọng chứ không phải vào những việc khẩn cấp. Để làm được điều này bạn cần phân biệt:

Việc quan trọng: Là những việc mà sau khi được hoàn thành sẽ tạo ra kết quả giúp bạn tiến gần hơn với mục tiêu đã đặt ra.

Khi bạn phân biệt việc gì quan trọng, việc gì khẩn cấp bạn sẽ vượt qua thói quen bản năng đó là tập trung vào những công việc không quan trọng.

Ma trận Eisenhower

Tại sao phương pháp Ma trận Eisenhower hữu ích?

Bạn hãy tưởng tượng một tình huống: Sếp yêu cầu bạn chuẩn bị một bài thuyết trình quan trọng cho buổi họp ban giữa các giám đốc.

Tuy nhiên bạn chỉ còn có vài ngày để hoàn thành, khối lượng các công việc rất nhiều khiến bạn không thể giải quyết hết tất cả. Trường hợp này bạn phải làm thế nào?

Câu trả lời là bạn hãy áp dụng phương pháp ma trận Eisenhower. Phương pháp này sẽ giúp bạn xác định điều gì cần phải thực hiện đầu tiên và tối ưu hóa thời gian hiệu quả.

Phương pháp của tổng thống Eisenhower hữu ích bởi nó buộc bạn đặt ra câu hỏi liệu một hành động có thật sự là cần thiết, từ đó loại bỏ những công việc không thực sự quan trọng.

Cách sử dụng ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả

Để sử dụng nguyên tắc này một cách hiệu quả, đầu tiên bạn hãy:

Quan trọng và khẩn cấp (việc cần phải thực hiện ngay lập tức).

Quan trọng nhưng không khẩn cấp (việc được lên kế hoạch nhưng thực hiện sau).

Khẩn cấp nhưng không quan trọng (Việc được giao phó cho người khác).

Không khẩn cấp cũng không quan trọng (Việc sẽ loại bỏ).

Quản lý thời gian tốt hơn với ma trận Eisenhower

1. Quan trọng và khẩn cấp

Những công việc đưa vào mục này cần phải thực hiện ngay bởi chúng vừa quan trọng, vừa khẩn cấp, bao gồm các loại sau:

Không đoán được thời điểm xảy ra: Các công việc có thể như chăm sóc người thân bị ốm, email công việc từ đối tác, xung đột với khách hàng…

Đoán trước thời điểm xảy ra: Ngày cưới, lễ kỷ niệm của công ty, sinh nhật người quan trọng…

Các công việc tồn đọng do lười: Gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình.

2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp

Các công việc trong mục này không yêu cầu làm ngay nhưng bạn cần phải làm hết tất cả vì đó là những công việc quan trọng. Bạn hãy dành nhiều thời gian thực hiện những công việc này. Ví dụ như rèn luyện thói quen đọc sách, tập thiền, học tiếng Anh …

Tự đặt deadline và hoàn thành công việc

3. Không quan trọng nhưng rất khẩn cấp

Những công việc được sắp xếp vào mục này thường chúng không có ý nghĩa gì cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn, chỉ có điều chúng khẩn cấp.

Ví dụ: Tin nhắn từ bạn bè, cuộc gọi từ người thân…

4. Không quan trọng và không khẩn cấp

Bạn hãy dành thời gian cho mục này ở mức tối thiểu bởi chúng không mang lại lợi ích gì cho bạn. Ví dụ lướt Facebook, xem video, buôn chuyện…

Khi có ý định làm việc gì bạn hãy tự hỏi mình sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu bạn không nhận được lợi ích gì hãy loại bỏ chúng và chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian.

3 mẹo quản lý thời gian hiệu quả từ phương pháp Eisenhower

Hãy viết ra những công việc cần thực hiện trong đầu. Tuy nhiên, bạn hãy đặt câu hỏi điều gì cần làm đầu tiên.

Mỗi mục bạn chỉ nên viết ra 8 đầu việc. Nếu bạn muốn thêm một công việc mới, bạn hãy hoàn thành công việc quan trọng nhất trước.

Hãy lập kế hoạch vào buổi sáng sớm và sau đó bắt đầu thực hiện.

Lập kế hoạch mỗi ngày

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn nắm rõ và làm chủ thời gian của mình hơn. Qua bài viết này Canavi hy vọng giúp bạn đọc tham khảo biết cách quản lý thời gian hiệu quả nhất.

About the Author: Lan Ánh

Chuyên viên Tư vấn tuyển dụng

Sáng tạo nội dung là một trong những nghề mang lại nhiều giá trị cho cuộc sống của tôi. Hy vọng rằng, những nội dung mà tôi truyền tải sẽ giúp các bạn trẻ mau chóng tìm kiếm được việc làm mong muốn, giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng tìm được người phù hợp nhất.

Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Với Phương Pháp Ma Trận Eisenhower: Dồn Sức Vào Việc Quan Trọng Và Không Khẩn Cấp

Nếu bạn đang tìm kiếm một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả thì hãy tham khảo cách làm của Eisenhower thử xem.

Eisenhower là ai?

Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961. Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng năm sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II, chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp và Đức; có đóng góp to lớn cho sự phát triển của hệ thống Xa lộ liên tiểu bang Hoa Kỳ, sự ra đời của Internet (DARPA), chương trình thăm dò không gian (NASA) và việc sử dụng hòa bình các nguồn năng lượng thay thế (Luật Năng lượng nguyên tử – Atomic Energy Act).

Ngoài ra trong sự nghiệp của mình, ông còn giữ chức Hiệu trưởng của Đại học Columbia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO và bằng cách nào đó, ông vẫn phân bổ được thời gian dành cho hai sở thích của mình: chơi golf và vẽ tranh sơn dầu.

Câu hỏi đặt ra là Eisenhower đã phân bổ thời gian như thế nào để có thể làm được tất cả những công việc đó?

Câu trả lời chính là phương pháp mang tên ông: Ma trận Eisenhower hay còn gọi là Eisenhower Box.

Tại sao phương pháp Ma trận Eisenhower lại hữu ích?

Hãy tưởng tượng một tình huống đơn giản: Sếp yêu cầu bạn chuẩn bị một bài thuyết trình quan trọng cho buổi họp ban giám đốc vào đầu tuần tới.

Bạn chỉ có vài ngày để hoàn thành, khối lượng công việc rất nhiều và bạn còn có không ít các đầu việc khẩn cấp khác trong Todo List cần phải giải quyết.

Trước tình thế như vậy, bạn lo lắng, mất tập trung và mọi thứ bắt đầu đảo lộn.

Lúc này, việc áp dụng phương pháp ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn xác định được điều gì quan trọng nhất cần phải làm đầu tiên và tối ưu hóa thời gian rất hiệu quả.

Phương pháp của Eisenhower đặc biệt hữu ích vì nó buộc chúng ta đặt ra câu hỏi liệu một hành động có thật sự cần thiết, từ đó dần dần tiến tới “loại bỏ” nhiệm vụ đó chứ không phải còn lặp lại nó một cách vô thức nữa.

Nội dung phương pháp Ma trận Eisenhower

Việc quan trọng và việc khẩn cấp

Theo Eisenhower, để có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả với hiệu suất làm việc cao nhất thì chúng ta buộc phải dành thời gian vào những thứ quan trọng (Important) chứ không phải vào những thứ khẩn cấp (Urgent). Việc quan trọng thường ít khẩn cấp và việc khẩn cấp ít khi quan trọng. Để làm được điều này cũng như để giảm tải áp lực của việc có quá nhiều deadline với thời gian gần kề thì trước hết, chúng ta phải phân biệt rõ:

Việc quan trọng là những việc mà sau khi được hoàn thành sẽ tạo ra kết quả giúp chúng ta tiến gần hơn với mục tiêu đã đặt ra, bất kể đó là mục tiêu cá nhân hay trong công việc. Cụ thể hơn, chúng đóng góp trực tiếp vào các nhiệm vụ, giá trị và mục tiêu mang tính chất dài hạn.

Khi biết rõ việc gì quan trọng và việc gì khẩn cấp thì chúng ta sẽ vượt qua được thói quen mang tính chất bản năng là tập trung vào những công việc không quan trọng, đồng thời có đủ thời gian để làm những điều cần thiết cho thành công trong tương lai.

Nếu chỉ tách biệt mức độ khẩn cấp và quan trọng giữa các công việc một lần thì khá đơn giản, nhưng để tiến hành một cách liên tục có hiệu quả thì không phải dễ dàng. Điều tuyệt với của phương pháp Eisenhower đó là nó cung cấp một bộ khung rõ ràng cho các quyết định mang tính chất lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, lưu ý tối quan trọng là chúng ta cần phải kiên nhẫn áp dụng.

Cách sử dụng Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả

Để sử dụng nguyên tắc này, đầu tiên bạn cần liệt kê danh sách tất cả các công việc cần phải làm, chú ý không bỏ sót các đầu việc tốn nhiều thời gian nhưng không quan trọng.

Bước thứ hai là cân nhắc và sắp xếp các công việc vào một trong 4 mục như sau (Xem hình vẽ).

Khẩn cấp và quan trọng – Important and Urgent (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).

Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp – Important and Not Urgent (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).

Khẩn cấp nhưng không quan trọng – Urgent and Not Important (nhiệm vụ sẽ được giao phó cho người khác).

Không khẩn cấp cũng không quan trọng – Not Important and Not Urgent (nhiệm vụ sẽ được loại bỏ).

P1: Quan trọng, khẩn cấpP2: Quan trọng, không khẩn cấpP3: Không quan trọng, khẩn cấpP4: Không quan trọng, không khẩn cấp, trong đó: *P = Priority: Sự ưu tiên

P1 – Quan trọng và khẩn cấp

Những công việc thuộc vào mục này phải làm ngay vì chúng vừa quan trọng, vừa khẩn cấp, thường bao gồm các loại sau:

Đoán trước được thời điểm xảy ra: Ngày cưới, sinh nhật bố mẹ, lễ kỷ niệm của công ty…

Các công việc tồn đọng do lười và thói quen chây ì: Lịch ôn thi, gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình….

Loại 1 và 2 yêu cầu làm ngay lập tức, riêng loại 3 có thể giảm thiểu áp lực bằng cách chuyển chúng vào mục P 2.

P2 – Quan trọng nhưng không khẩn cấp

P3 – Không quan trọng nhưng khẩn cấp

Đặc trưng của các đầu việc được xếp vào mục này là chúng không có gì ý nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn cả, chỉ có điều, chúng khẩn cấp, chẳng hạn ai đó nhờ bạn đi mua đồ khi đang học, cuộc gọi từ người thân lâu ngày không gặp, tin nhắn từ bạn bè….

Cách tốt nhất là giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt, có thể ủy quyền cho người khác làm, đồng thời học cách nói “không”, kết thúc cuộc gọi/tin nhắn lịch sự và từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho các việc quan trọng.

P4 – Không quan trọng và cũng không khẩn cấp

Dành thời gian cho mục này ở mức tối thiểu nhất vì chúng thực sự không mang đến lợi ích gì đáng kể cả, chẳng hạn lướt Facebook, xem video hài, phim ảnh, đọc tin tức giật gân, buôn chuyện…

Khi có ý định làm việc gì thuộc nhóm 4, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu không có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian.

4 mẹo quản lý thời gian khi sử dụng ma trận Eisenhower

Ghi ra những việc cần làm xuất hiện trong đầu. Tuy nhiên, luôn đặt câu hỏi điều gì cần làm đầu tiên.

Cố gắng mỗi mục chỉ nên đặt tối đa 8 đầu việc. Nếu muốn thêm một nhiệm vụ mới, hãy hoàn thành công việc quan trọng nhất trước. Lưu ý là Ma trận Eisenhower không yêu cầu bạn liệt kê, thay vào đó là xác định công việc nào đã hoàn thành.

Chỉ lập một ma trận duy nhất cho cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân, tuy nhiên, bạn có thể lập ma trận riêng cho từng ngày/tuần/tháng.

Đừng để những người khác khiến bạn bị phân tán. Bạn là người quyết định mức độ ưu tiên cho công việc. Hãy lập kế hoạch vào buổi sáng, sau đó bắt đầu làm và cuối tùng là tận hưởng cảm giác hài lòng vào cuối ngày.