1.Giải thích các thuật ngữ trong kế toán
Trước hết chúng tôi sẽ giải thích cho các bạn “Định nghĩa hàng tồn kho” và “Khái niệm hàng tồn kho” để các bạn hiểu hơn về các thuật ngữ này khi sử dụng trong kế toán.
1.1 Định nghĩa kiểm kê định kỳ:
Kiểm kê định kỳ là hình thức kiểm tra, đánh giá xác thực, cho kết quả chính xác về giá trị tài sản, thống kê nguồn vốn hiện có sau đó đối chiếu với các số liệu được lưu trong sổ kế toán. Và hình thức kiểm tra này không được diễn ra thường xuyên, tình hình biến động của các loại hàng hóa, vật tư, sản phẩm không cập nhật liên tục mà chỉ được phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ – cuối kỳ dựa trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ.
1.2 Khái niệm hàng tồn kho
Hàng tồn kho được hiểu là những tài sản dự trữ trong kho để bán ra sau cùng hoặc được dùng làm nguyên vật liệu sản xuất trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường bao gồm:
– Nguyên/vật liệu, công cụ,dụng cụ
– Hàng hóa mua đang đi trên đường
– Sản phẩm dở dang
– Thành phẩm, hàng hóa,hàng gửi bán
– Hàng hóa được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.
(Dựa theo Khoản 2 Điều 23 Thông tư 200 năm 2014)
2. Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho
– Đây là phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục mà chỉ phản ánh hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh nhập – xuất trong kỳ.
– Công thức tính giá trị hàng hóa được xuất trong kỳ:
Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Tổng trị giá hàng nhập kho trong kỳ – Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ = Giá trị hàng hóa xuất kho trong kỳ
Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán hàng tồn kho sẽ phản ánh mọi sự biến đổi của hàng hóa khi nhập kho, xuất kho. Và giá trị của các loại hàng hóa khi mua hay nhập kho trong kỳ sẽ được theo dõi, phản ánh qua một tài khoản kế toán riêng ( Tài khoản được nói đến là tài khoản 611 “mua hàng”)
– Hạch toán kiểm kê hàng tồn kho
Hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Các tài khoản kế toán hàng tồn kho sẽ chỉ sử dụng ở đầu kỳ (dùng kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ (dùng kết chuyển số dư cuối kỳ)
Ví dụ: Mua hàng hóa
Nợ tài khoản mua hàng ( Nợ TK 611)
Nợ tài khoản thuế VAT (Nợ TK 133)
Có tài khoản thanh toán bằng tiền mặt/ thanh toán qua chuyển khoản/tổng thanh toán (Có TK 111/112/331)
– Chứng từ sử dụng:
Biên bản kiểm kê hàng hóa, vật tư, phụ tùng,…
Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
Chứng từ được nhận vào cuối kỳ kế toán (chứng từ nhập – xuất hàng hóa) từ thủ kho, kiểm tra và phân loại chứng từ theo từng chủng loại, từng nhóm hàng khác nhau, ghi giá hạch toán và tính tiền cho mỗi chứng từ.
– Đặc điểm áp dụng của phương pháp kiểm kê định kỳ
Thường được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa có trị giá thấp, đa chủng loại, số lượng tương đối lớn……và những sản xuất một loại hàng hóa, sản phẩm.
Thường ít được áp dụng trong các đơn vị sản xuất (công nghiệp, lắp đặt….) và những thương nghiệp kinh doanh các loại hàng hóa trị giá lớn như thiết bị, máy móc, hàng có chất lượng kỹ thuật cao…..
Kinh doanh hiệu quả hơn với phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn
Quản lý chặt chẽ đơn hàng, tồn kho, khách hàng và dòng tiền
3. Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho
Ưu -Nhược điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ
Ưu điểm:
Việc kiểm kê hàng hóa sẽ được thống nhất vào một thời điểm. Chính vì không phải theo dõi liên tục, kê khai thường xuyên nên việc kiểm kê sẽ nhẹ nhàng và đơn giản hơn bởi việc hạch toán hàng tồn kho khá nặng nên cần có một quãng thời gian dài
Vì mặt hàng hóa đa dạng nhiều chủng loại nên kê khai định kỳ cũng giảm bớt được khối lượng ghi chép và giảm thiểu sự cồng kềnh của việc ghi chép
Nhược điểm:
Việc hạch toán sẽ dồn toàn bộ vào cuối kỳ
Không nắm bắt, theo dõi hàng hóa một cách liên tục nên ít có sự điều chỉnh kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp, hạn chế quá trình kế toán kho
Dễ sai sót nhiều trong việc ghi chép hàng tồn kho
Không cập nhập được tình hình giá trị hàng tồn kho trong nhiều thời điểm nếu doanh nghiệp kiểm tra đột xuất.
4. Những lưu ý cần biết để kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả
Lưu ý khi kiểm kê hàng tồn kho
– Tạo không gian kho hàng
– Chuẩn bị lực lượng nhân sự kiểm kê
– Xác minh kiểm kê ban đầu
– Lên kế hoạch cho việc xuất hàng tồn kho
– Giải quyết các lỗi gặp phải trong quá trình kiểm kê
– Kiểm soát môi trường kiểm kê kho hàng
– Kiểm kê chi tiết các phiên bản sản phẩm
– Xử lý các mặt hàng tồn kho không ràng