Đề Xuất 2/2023 # Trợ Lý Và Thư Ký Giám Đốc Khác Nhau Như Thế Nào? – Trung Tâm Đào Tạo Và Tư Vấn Doanh Nghiệp # Top 2 Like | Cuocthitainang2010.com

Đề Xuất 2/2023 # Trợ Lý Và Thư Ký Giám Đốc Khác Nhau Như Thế Nào? – Trung Tâm Đào Tạo Và Tư Vấn Doanh Nghiệp # Top 2 Like

Cập nhật nội dung chi tiết về Trợ Lý Và Thư Ký Giám Đốc Khác Nhau Như Thế Nào? – Trung Tâm Đào Tạo Và Tư Vấn Doanh Nghiệp mới nhất trên website Cuocthitainang2010.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Có rất nhiều người nhầm tưởng 2 chức danh Thư ký giám đốc và Trợ lý giám đốc là một, và thư ký chỉ tạp vụ, làm các công việc lặt vặt trong văn phòng và thường mang tiếng là phức tạp. Đó là do chức năng và nhiệm vụ của thư ký và trợ lý mang nhiều điểm giao thoa, tương đồng. Tuy nhiên, trái với suy nghĩ đó, trợ lý giám đốc và thư ký là hai chức năng biệt lập trong một công ty. Một văn phòng có thể có cả trợ lý cũng như thư ký hoặc chỉ có một.

THƯ KÝ GIÁM ĐỐC THÌ LÀM GÌ?

Có thể nói, thư ký giám đốc là “bộ mặt thứ 2 của công ty” sau người lãnh đạo. Các công việc thông thường của thư ký bao gồm:

–          Công tác văn thư

–         Gởi và nhận các văn bản hoặc các thông tin bằng thư tín, email, máy fax

–         Giúp lãnh đạo soạn thảo văn bản

–         Tổ chức lưu trử văn bản.

–         Điện thoại giao dịch công việc cho ngừơi quản lý

–         Đón tiếp khách

–         Tổ chức các buổi hẹn gặp

–         Tổ chức cho chuyến đi công tác

–         Xử lý công việc khi lãnh đạo đi vắng

–         Sử dụng máy vi tính thành thạo

–         Tra tìm tài liệu.

–         Mở sổ nhật ký công tác

–         Lập lịch công tác cá nhân

–         Lập lịch công tác cho người phụ trách

–         Lập lịch hoạt động công ty trong tuần

–         Lập bảng công tác

–         Tổ chức hội nghị

VẬY TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC CÓ GÌ KHÁC BIỆT?

Một trợ lý (Personal Assistant – PA) đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ cùng lúc nhưng tựu chung lại, họ giúp giám đốc hoàn thành xuất sắc công việc của mình. Có thể hình dung họ thế nào?

Người PA không giống một thư ký giám đốc. Tạp chí Career Success đã phỏng vấn nhiều PA thành công và rút ra những kỹ năng tối quan trọng mà bất cứ PA nào cũng cần phải có. Đó là:

– Trình độ chuyên môn, bằng cấp, chứng chỉ rất cần thiết. Ví dụ như bằng CPS hay CAP (chứng nhận quản lý hành chính chuyên nghiệp). – Kỹ năng giao tiếp, ngoại giao, kỹ năng viết và nói tốt, lên kế hoạch và óc tổ chức tốt. – Làm việc theo nhóm. – Kỹ năng quản lý thời gian. – Hiểu những đa dạng và khác biệt văn hoá, các nghi thức ngoại giao, lễ tân. – Kỹ năng kiểm soát bản thân. Đây là yếu tố giúp một PA tăng khả năng thực thi nhiệm vụ.

Tóm lại trợ lý chức năng thiên nhiều về công việc, theo dõi cụ thể các mảng việc chuyên trách mang tính dài hơi, thư ký thì 60% công việc sự vụ (vặt), 40% công vụ. Trợ lý thường do nam giới đảm nhận, thư ký thường do nữ.

Đi Tìm Sự Khác Nhau Giữa Ngành Marketing Và Sales – Trung Tâm Đào Tạo Và Tư Vấn Doanh Nghiệp

Marketing là việc thu hút khách hàng tiềm năng cho công ty và sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Mặt khác, sales làm việc trực tiếp với khách hàng tiềm năng để củng cố giá trị giải pháp của công ty để chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng. Nghe có vẻ đơn giản? Tuy hai chức năng kinh doanh này khác nhau nhưng cả hai đều có chung một mục tiêu: thu hút khách hàng tiềm năng và chuyển đổi chúng thành khách hàng, cuối cùng tạo ra doanh thu. Nhưng dù vậy, nhiều công ty vẫn thấy rằng đội ngũ Marketing và Sales của họ đang nói hai ngôn ngữ khác nhau.

Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể kết hợp hai đội ngũ này làm việc hiệu quả với nhau? Hãy làm sáng tỏ sự khác biệt giữa Marketing và Sales và tìm hiểu cách sắp xếp hai đội ngũ này.

1. Sales và Marketing là gì?

Sales và Marketing là hai chức năng kinh doanh của một tổ chức. Cả hai đều có chung đặc điểm là tác động lên khách hàng tiềm năng và tạo ra doanh thu. Trong khi Sales đề cập đến các hoạt động dẫn đến việc bán hàng hóa, dịch vụ thì Marketing là quá trình thu hút sự quan tâm, chú ý của mọi người đến hàng hóa và dịch vụ. Việc này cũng đồng nghĩa là trong khi nhân viên Sales chịu trách nghiệm về quản lý mối quan hệ với khách hàng và cung cấp giải pháp cho khách hàng thì các nhà tiếp thị lại sử dụng nghiên cứu thị trường và phân tích thị trường để tạo ra các chiến lược thu hút mọi người chú ý đến thương hiệu, sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. 

Có một vài điểm chung giữa Sales và Marketing như Marketing tập trung vào công chúng hoặc các nhóm đối tượng lớn hơn trong khi Sales tập trung vào tập con của nó. Vậy thì hai chức năng kinh doanh này khác nhau như thế nào?

2. Sự khác nhau giữa Marketing và Sales

Kế hoạch

Kế hoạch Marketing

đưa ra sản phẩm là gì, giá của nó, nó được bán cho ai và nơi nào sẽ được bán. Hay đây còn được gọi là 4Ps của tiếp thị: sản phẩm, giá cả, địa điểm và khuyến mãi. Đi sâu vào là các mục tiêu được đặt ra, các kênh tiếp thị được chọn và ngân sách được lập cho các chiến dịch mà nhóm tiếp thị dự định theo đuổi.

Kế hoạch Sales

bao gồm chi tiết về quy trình bán hàng, cơ cấu nhóm, thị trường mục tiêu và mục tiêu của chiến lược. Thêm vào đó, kế hoạch bán hàng đưa thêm vào công cụ và tài nguyên sẽ được sử dụng để đạt được mục tiêu này.

Mục tiêu

Mặc dù mục tiêu chính đều là tạo ra doanh thu cho công ty những mỗi bộ phận lại có những mục tiêu cụ thể khác nhau. 

Mục tiêu chính của Marketing

là quảng bá công ty, sản phẩm hay dịch vụ, thương hiệu. Bộ phận Marketing chịu trách nghiệm định giá sản phẩm và truyền đạt cách sản phẩm đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Mục tiêu của nó thường dài hạn hơn vì các chiến dịch có thể kéo dài trong nhiều tháng.

Đối với Sales,

mục tiêu chính là đạt chỉ tiêu khối lượng bán hàng, những mục tiêu này có xu hướng ngắn hạn hơn. Mục tiêu bán hàng thường được đo lường qua từng tháng và được đánh giá lại xem từng nhân viên sales có đáp ứng chỉ tiêu hay không. từ đó đánh giá lại mục tiêu tổng quát đưa ra 

Công cụ và Tài nguyên

Nguồn tài nguyên được sử dụng chung cho cả bộ phận Sales và Marketing là cơ sở dữ liệu CRM, nó giúp cho các bộ phận quản lý mối quan hệ với các liên hệ, bất kể họ đang ở giai đoạn nào trong vòng đời của khách hàng. Bên cạnh đó, công cụ được cả bộ phận Sales và Marketing sử dụng hiện nay là phương tiện truyền thông xã hội, giúp quảng bá nội dung và bán hàng. Không chỉ chú trọng việc Sales Outside, các doanh nghiệp ngày nay cũng dành sự quan tâm đến Sales Inside. Việc này đồng nghĩa với việc bộ phận Sales ứng dụng nhiều 

Bên cạnh đó, cũng tồn tại các công cụ dành riêng cho từng bộ phận như sau:

Công cụ cho Marketing

Tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi (CRO)

Công cụ tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO)

Công cụ quản lý dự án

Phần mềm báo cáo dữ liệu

Công cụ sáng tạo ra content

Công cụ cho Sales: 

App nhắc nhở họp mặt

Công cụ về soạn thảo, quản lý  tài liệu

Phần mềm lập hóa đơn

Công cụ quản lý email

Phần mềm quản lý đơn hàng và hàng tồn kho

Chiến lược:

Các nhóm Marketing có thể thực hiện các phương pháp chiến lược khác nhau tùy thuộc vào loại chiến dịch và phân khúc khách hàng họ nhắm đến. Các chiến dịch phổ biến bao gồm: 

Marketing qua Internet

Marketing qua các ấn phẩm in ấn

Marketing qua các blog

Sử dụng SEO

Digital Marketing

Tương tự như chiến lược Marketing, Sales cũng có các phương thức bán hàng thay đổi tùy thuộc vào ngành, sản phẩm, thị trường và khách hàng mục tiêu của nó. Một số phương pháp bán hàng phổ biến nhất là:

Phương pháp SPIN Selling

Phương pháp bán giải pháp (Solution Selling) 

Phương pháp N.E.A.T. Selling

Phương pháp bán khái niệm (Conceptual Selling)

Phương pháp SNAP Selling

Phương pháp CustomerCentric Selling

Phương pháp Inbound Selling

Phương pháp MEDDIC

Phương pháp Challenger Sale

Phương pháp hệ thống Sandler

Mỗi chiến lược bán hàng này giúp người mua giải quyết vấn đề, đạt được mục tiêu hoặc thỏa mãn nhu cầu. Và hy vọng, kỹ thuật bán hàng của nhóm bán hàng sẽ dẫn đến việc bán hàng và một khách hàng mới.

Ngôn ngữ 

– Các giai đoạn của vòng đời: ngôn ngữ của Marketing

Trong bối cảnh của Marketing Inbound, mọi cơ sở dữ liệu của bạn phải phù hợp với một trong năm giai đoạn: người lạ, khách truy cập, khách hàng tiềm năng, khách hàng hoặc người quảng bá. 

Ví dụ với 1 trang blog, các thuộc tính Giai đoạn vòng đời ghi nhãn mọi liên hệ theo một trong 8 cách:

Người đăng ký

– Những người đã đăng ký nhận bản tin, blog, v.v … Trong một số trường hợp, những hồ sơ liên hệ này có thể không có gì nhiều hơn một địa chỉ email.

Khách hàng tiềm năng

– Những người đã cung cấp cho bạn thêm thông tin về bản thân, thường bằng cách điền vào biểu mẫu để nhận được một số lời đề nghị.

Nhóm đủ điều kiện tiếp thị

– Những người đã bày tỏ sự quan tâm sâu sắc hơn đến các dịch vụ của bạn. Trong khi các Khách hàng tiềm năng thường chấp nhận các ưu đãi hàng đầu của kênh, MQL sẽ yêu cầu thông tin gần với đáy của kênh.

Khách hàng tiềm năng đủ tiêu chuẩn

– Những người được nhóm bán hàng của bạn xác định là sẵn sàng liên hệ trực tiếp.

Cơ hội

– Những người mà nhóm bán hàng của bạn tích cực trò chuyện.

Khách hàng

– Những người đã mua thứ gì đó từ bạn.

Thuộc tính vòng đời này rất quan trọng với đội ngũ Marketing của bạn. Họ sẽ sử dụng nó để phân đoạn mục tiêu, tạo nội dung phù hợp và kích hoạt quy trình làm việc. Như vậy, từ quan điểm của một người làm Marketing thì vòng đời có thể là tài sản đáng giá nhất trong hồ sơ liên lạc. Tuy nhiên, với những đại diện kinh doanh, họ có thể không biết các giai đoạn vòng đời là gì chứ đừng nói đến biết các ý nghĩ của từng giai đoạn. Vậy điều gì xảy ra ở với dân Sales?

– Các giai đoạn giao dịch: ngôn ngữ của Sales

Đội ngũ nhân viên Sales của bạn có thể sẽ không chú ý nhiều đến các giai đoạn trong vòng đời nhưng trong lĩnh vực này, họ nói với nhau về những giai đoạn trong giao dịch thay vì trong vòng đời.

Giống như Giai đoạn vòng đời khách hàng theo dõi tiến trình của các liên hệ theo hành trình mua hàng của họ từ khi lúc là một người lạ đến khi trở thành một người quảng bá, các giai đoạn giao dịch cũng theo dõi các liên hệ tham gia quá trình mua hàng. Có 6 giai đoạn trong một quá trình giao dịch như sau: 

 1. Xác định, kết nối và gặp mặt khách hàng tiềm năng

2. Tiếp cận khách hàng

3. Giới thiệu , trình bày về sản phẩm, dịch vụ

4. Báo giá và thuyết phục khách hàng

5. Thống nhất và chốt đơn hàng

6. Chăm sóc khách hàng sau bán

3. Sắp xếp bộ phận Sales và Marketing

Vì vậy, làm thế nào để chúng ta thoát khỏi sự khác biệt giữa Marketing và Sales này và tạo mối quan hệ đối tác giữa hai bên? Điều này có thể được thực hiện bằng cách sắp xếp hai bộ phận. Thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA) là một hợp đồng thiết lập một tập hợp các sản phẩm mà một bên đã đồng ý cung cấp cho bên khác. Đây là một trong những cách tốt nhất để Marketing và Sales hợp tác. Trong SLA, cả hai bộ phận sẽ xác định mục tiêu chung của họ, xác định hồ sơ người mua hoặc hồ sơ khách hàng lý tưởng và chuẩn hóa các định nghĩa khách hàng tiềm năng. Nó cũng sẽ thiết lập giao thức cho quản lý khách hàng tiềm năng và phác thảo cách đo lường hiệu quả bán hàng và tiếp thị. 

Khi tìm được tiếng nói chung, bộ phận Marketing và Sales hợp tác, doanh nghiệp sẽ có thể thu hút nhiều khách hàng tiềm năng hơn và tạo ra nhiều doanh thu hơn. 

Nguồn: 

So Sánh 2 Phương Pháp Quản Trị Hàng Đầu Mbo Và Mbp – Trung Tâm Đào Tạo Và Tư Vấn Doanh Nghiệp

Một chiến lược hoàn hảo của công ty trước hết được xây dựng bằng việc thiết lập những mục tiêu cho doanh nghiệp, rồi sau đó sử dụng những phương pháp quản trị phù hợp để từng bước thực hiện chiến lược đó. Hiện nay, hai phương pháp quản trị phổ biến hàng đầu hiện nay là MBO và MBP.

Vậy MBO và MBP là gì? Chúng giúp gì cho việc thực hiện chiến lược của doanh nghiệp hiệu quả?

MBO (Management by Objectives) là mô hình quản trị theo mục tiêu:

– Thích hợp cho phân đoạn quản lý cấp cao và thích hợp với các công việc khó kiểm soát được quá trình thực hiện, khuyến khích sáng tạo do tập trung vào mục tiêu hơn là các biện pháp thực hiện.

MBP (Management by Process) là mô hình quản trị theo quá trình:

– Thích hợp cho quản lý cấp trung và cấp thấp theo qui trình công nghệ.

– Thích hợp cho phân đoạn quản lý cấp cao và thích hợp với các công việc khó kiểm soát được quá trình thực hiện.

Ưu điểm:

    Cấp dưới sáng tạo

    Tạo chủ động

    Tính linh động cao

    Nhiều thời gian cho lãnh đạo

    Công bằng, minh bạch theo đúng năng lực

Nhược điểm:

    Không đảm bảo tính tập trung

    Dễ sai lạc

    Khó đúng chuẩn

    Không kiếm soát được quy trình

    Có thể thậm chí sai hướng

    Đòi hỏi người thực hiện phải có tinh thần trách nhiệm cao

    Khó kiểm soát được chi phí cho quá trình thực hiện do hành vi của nhân viên không đồng nhất

MBP: Management By Process – Quản lý theo quy trình 

Bản chất là quản lý công việc theo một chu trình đã được phân tích và quy định kỹ lưỡng. Gần ngược lại so với MBO và thực chất đây chính là nền tảng của các hệ thống quản lý chất lượng ISO.

Ưu điểm:

    Đảm bảo tính tập trung cao, thậm chí tất cả đã được định vị trước

    Ít sai lạc về mọi phương diện, do đó đảm bảo các chuẩn mực đề ra; kể cả khó khăn

    Dễ đúng chuẩn

    Kiểm soát được quy trình từ đầu đến cuối

Nhược điểm:

    Cấp dưới ít sáng tạo vì tất cả đã được quy định chặt chẽ

    Chủ động không cao mà tính lệ thuộc cao

    Không có tính linh động cao

Bảng so sánh MBO – MBP

Tiêu chí so sánh

MBO

MBP

Dựa trên kết quả công việc

+ Đảm bảo theo mục tiêu đề ra.

+ Hiệu quả

+ Làm đúng việc.

+ Kiểm soát được công việc chi tiết, nhưng chưa chắc đã đảm bảo mục tiêu.

+ Hiệu năng

+ Làm việc đúng.

Đối tượng áp dụng

Thường là quản lý cấp cao và cấp trung

Thường là quản lý cấp trung và cấp thấp

Ưu điểm

Thuận lợi cho công việc khó kiểm soát hoặc đo lường.

Thuận lợi cho công việc nhưng khó xác định mục tiêu.

Như vậy, tùy theo ngành nghề kinh doanh và tình hình thực tế của doanh nghiệp, doanh nghiệp nên lựa chọn phương pháp quản trị MBO hoặc MBP hoặc kết hợp cả 2 phương pháp để tạo ra hiệu quả quản trị cao nhất.

THAM KHẢO THÊM CÁC KHÓA HỌC CÓ LIÊN QUAN TẠI ĐÂY:

Khởi Nghiệp Và Startup Khác Nhau Như Thế Nào?

Chuyên mục Founder Learn của Finc. đã trở lại với trăn trở của người làm kinh doanh. Nếu so sánh “khởi nghiệp” và “startup” là một sự so sánh khập khiễng. Khởi nghiệp và startup là 2 khái niệm hoàn toàn khác nhau. Tuy nhiên rất nhiều người nhầm lẫn và sử dụng 2 khái niệm này thay thế cho nhau.

Khởi nghiệp là hành động bắt đầu một nghề nghiệp, mà hình thức thường thấy nhất đó là thành lập một doanh nghiệp để kinh doanh trong một lĩnh vực nào đó. Khái niệm “khởi nghiệp” đã tồn tại từ rất lâu và đã diễn ra ở nhiều quốc gia từ hàng trăm năm nay, trong khi đó khái niệm “startup” chỉ mới xuất hiện gần đây.

Có nhiều khái niệm khác nhau về “startup” nhưng hầu hết đều thống nhất với nhau rằng “startup là một danh từ chỉ một nhóm người hoặc một công ty cùng nhau làm một điều chưa chắc chắn thành công.”

Theo Neil Blumenthal, Đồng Giám đốc điều hành của Warby Parky được trích dẫn trên tạp chí Forbes thì : “A startup is a company working to solve a problem where the solution is not obvious and success is not guaranteed.” (tạm dịch: Startup là một công ty hoạt động nhằm giải quyết một vấn đề mà giải pháp (đối với vấn đề đó) chưa rõ ràng và sự thành công không được đảm bảo).

Còn Eric Ries, tác giả cuốn sách “The Lean Startup: How Constant Innovation Creates Radically Successful Businesses” – một cuốn sách được coi là “cẩm nang gối đầu giường” của mọi công ty startup, thì: “A startup is a human institution designed to create new products and services under conditions of extreme uncertainty” (tạm dịch: startup là một định chế/tổ chức con người được thiết kế nhằm mục đích tạo ra những sản phẩm và dịch vụ mới trong các điều kiện cực kỳ không chắc chắn).

Như vậy, chúng ta có thể thấy một điều rất rõ ràng: “khởi nghiệp” là một động từ trong khi đó “startup” là một danh từ. “Khởi nghiệp” nói về việc bắt đầu hoạt động kinh doanh riêng còn “startup” nói về một nhóm người hoặc một công ty.

Nói cách khác, “startup” là một trong những loại hình, cách thức mà người ta có thể lựa chọn để “khởi nghiệp”. Nhưng không thể gọi “startup” là “khởi nghiệp” và cũng không thể gọi “khởi nghiệp” là “startup”.

Nguồn: 1tach.com.

Bạn đang đọc nội dung bài viết Trợ Lý Và Thư Ký Giám Đốc Khác Nhau Như Thế Nào? – Trung Tâm Đào Tạo Và Tư Vấn Doanh Nghiệp trên website Cuocthitainang2010.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!